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Unterstützung im Universitätsalltag: Bei welchen Anliegen kann die Ombudsperson helfen?

26.04.2016 Berater, Vermittler, Netzwerker: Seit 2006 gibt es die Ombudsperson für Studierende und Lehrende an der Leuphana. Die Verwaltungsstelle wurde geschaffen, um Studierende und Lehrende bei Konflikten und Problemen zu unterstützen und somit die Qualität von Studium und Lehre weiter zu verbessern. Mit welchen Anliegen kann man sich an den Ombudsmann wenden? Über welche Kanäle kann man ihn kontaktieren und was passiert danach? – Ombudsmann Thies Reinck im Interview.

Lieber Herr Reinck, wie wird man eigentlich Ombudsmann?
Ich glaube, es ist nicht so, dass man in der Grundschule sagt: „Wenn ich mal groß bin, werde ich Ombudsmann.“ Das hat sich tatsächlich ergeben. Angefangen hat alles mit dem eigenen Studium hier in Lüneburg. Ich habe von 2005 bis 2010 Angewandte Kulturwissenschaften studiert und konnte während meiner Studienzeit unter anderem schon als studentische Hilfskraft im Präsidiumsbüro mitwirken und verschiedene Projekte begleiten. Dabei habe ich festgestellt, dass das Arbeiten an der Hochschule ein spannendes Feld ist, weil man viel gestalten kann und weil die Universität ein ganz wichtiger Pfeiler bei der Entwicklung von jungen Menschen ist. Als dann die Stelle der Ombudsperson ausgeschrieben wurde, habe ich mir gedacht, das ist ein Beruf, der nie gleich ist und da ich ein Freund davon bin, Neues zu erleben und Neues kennenzulernen, habe ich gesagt: „Gut, dann wirst du mal Ombudsmann.“ (lacht) Ich glaube, grundlegend wichtig bei so einer Tätigkeit ist, dass man ein Gefühl für Menschen und für Situationen hat und in der Lage ist, sehr gescheit in Gesprächssituationen zu agieren.

Mit welchen Anliegen können sich Studierende und Lehrende konkret an Sie wenden?
Jeder Fall ist tatsächlich einzigartig, deswegen ist es schwierig, Kategorien zu bilden. Aber natürlich spielen zwischenmenschliche Probleme und Konflikte eine große Rolle, das heißt, wenn sich jemand mit der oder dem anderen nicht versteht, kann ich helfen, ein begleitetes Gespräch zu führen oder zu sehen, wodurch dieser Konflikt überhaupt entstanden ist. Vieles basiert auf Missverständnissen und das im wörtlichen Sinn. Dann gibt es neben dem Persönlichen auch viele Fragen zu Prüfungsangelegenheiten, die sehr elementar für Studierende sind: Prüfungstermine, Prüfungsformen, erfolgreich oder nicht erfolgreich abgelegte Prüfungen und wie man bei dem Eindruck eines fehlerhaften Vorgangs jeweils vorgehen kann. Es gibt ja stets viele organisationale Strukturen und Wege, die man wählen und nutzen kann und zu denen ich dann gern berate.

Was ist das Besondere an Ihrer Tätigkeit im Vergleich zu anderen Beratungsstellen an der Universität?
Ganz wesentlich ist, dass ich als Ombudsperson – das ergibt sich aus dem Begriff und aus dem Verständnis der Tätigkeit – die Anliegen, die an mich herangetragen werden, vollkommen vertraulich, anonym und neutral behandle. Erst wenn die Studierenden oder Lehrenden selbst das Interesse äußern, dass ich ihr Anliegen weitertragen soll, darf ich das tun und dann will ich das auch tun. Das gibt natürlich eine große Sicherheit, weil man eine Erstberatung bekommen kann, ohne dass man gegenüber Dritten in Erscheinung treten muss. Das ist sicherlich hilfreich und auch notwendig, weil man natürlich immer mit verschiedenen Abhängigkeits- oder Spannungsverhältnissen zu tun hat, wie beispielsweise in Betreuungsverhältnissen oder bei der Notenvergabe.

Hat jede Universität eine Ombudsperson?
Das ist ganz spannend. Wenn man sich die Konflikt- und Beschwerdebehandlung an Hochschulen anschaut, dann zeigt sich ein ganz bunter Blumenstrauß an Personen und Einrichtungstypen. Man kann also nicht pauschal sagen, jede Hochschule hat einen Ombudsmann oder eine Ombudsfrau. Oftmals gibt es auch andere Funktionsbezeichnungen mit ähnlichem Tätigkeitsfeld. Bei der einen Hochschule heißt es „Feedbackcenter“, bei der anderen „Beschwerdemanager“. Was uns alle eint, sind die gemeinsamen Werte. Wir haben im bundesweiten Netzwerk der Beschwerde- und Verbesserungsmanager_innen sowie Ombudspersonen (kurz BeVeOm), das ich als Teil des Sprecher_innen-Kollektivs begleiten darf, ein eigenes Selbstverständnis und einen gemeinsamen Wertekatalog entwickelt, der bedeutende Werte unserer gemeinsamen Arbeit aufgreift, so die Unabhängigkeit, die Vertraulichkeit, die Allparteilichkeit und die Wertschätzung einer jeden Person und eines jeden Anliegens. Wer mag, kann gern einen Blick werfen auf www.beveom.de, dort findet sich auch das angesprochene Selbstverständnis des Netzwerks wieder.

Wie können Studierende und Lehrende mit Ihnen in Kontakt treten?
Ich möchte einen Zugang schaffen, der möglichst weitreichend und vielfältig ist. Daher gibt es verschiedene Möglichkeiten: Man kann mich in meinem Büro besuchen, man kann mir E-Mails oder Briefe schreiben, man kann mich telefonisch erreichen, man kann mir auch faxen und man kann mich über die analoge oder digitale Ombudsbox kontaktierten. Über die analoge Box, das ist ein Briefkasten in Gebäude 9, können anonym Beschwerden oder Anmerkungen in Papierform eingereicht werden. Die digitale Anspreche kann auch in der entsprechenden digitalen Ombudsbox erfolgen. Man kann mich natürlich auch stellvertretend über die Fachschaften und Fachgruppenvertretungen, den AStA oder das StuPa kontaktieren lassen. Somit kann jede und jeder Studierende und Lehrende den Weg wählen, mit dem er oder sie sich in der jeweiligen Situation am wohlsten fühlt.

Was machen Sie, nachdem Sie eine Beschwerde erhalten haben?
Auch der Beschwerdeprozess ist immer abhängig von dem Anliegen. Ganz allgemein kann man sagen: Es gibt ein bestimmtes Anliegen, das mir über die genannten Kommunikationskanäle zugetragen wird und entweder kann ich dieses Anliegen schnell beantworten, das heißt, es gibt eine relativ einfache Lösung dafür und ich gebe einen entsprechenden Rat weiter. Bei Anliegen, die einer detaillierteren Behandlung und Klärung bedürfen, kommt es zum persönlichen Gespräch oder zu einem längeren Schriftverkehr. Dabei versuchen wir zunächst, die vielen Facetten des Anliegens zu definieren und besprechen darauf aufbauend die nächsten Schritte und Lösungswege. Und irgendwann freue ich mich dann, wenn die Betroffenen mir schreiben: „Herr Reinck, Sie haben mir sehr geholfen. Vielen Dank!“

Wie gehen Sie bei anonym eingereichten Beschwerden vor?
In den Kanälen, die das anonyme Einreichen ermöglichen, habe ich darauf hingewiesen, dass diese Variante natürlich die Chance nimmt, eine Rückmeldung zu dem Anliegen zu geben. Dennoch möchte ich aber aus der Uni heraus hören, was es für Anliegen gibt, die vielleicht auch sehr bewusst anonym an mich herangetragen werden, um darauf aufbauend selbstständig zu schauen, wie ich das Problem lösen kann. Selbstverständlich immer unter der Prämisse, die Vertraulichkeit und die Anonymität der Person zu wahren.

Was zählt darüber hinaus zu Ihren Aufgaben?
An der Leuphana ist es so, dass wir versuchen, nicht nur die Seite der Beschwerde oder des Konflikts zu betrachten, sondern durch regelmäßige Veranstaltungen einen aktiven Austausch mit unserer Studierendenschaft zu fördern. Ich freue mich, dass ich mit den zahlreichen studentischen Gruppen, wie Fachschaften und Fachgruppen, Initiativen, dem AStA und StuPa im direkten und stetigen Austausch arbeiten kann. Studierende kommen beispielsweise gern zu mir und sagen: „Wir haben Ideen. Wie können wir die umsetzen?“

Und ich darf in meiner Rolle auch als Netzwerker an der Hochschule arbeiten, Informationen und Bedürfnisse teilen und Projekte gemeinsam weitertragen, was meine Tätigkeit eben auch sehr interessant macht. So durfte ich beispielsweise vor einer Weile die Infoscreens an unserer Hochschule mit einführen, als der Wunsch der Studierenden nach einem Informationskanal dieser Art vorgebracht wurde und besondere Formate des Austausches koordinieren, wie unter anderem den Präsidiums-Studierenden-Workshop, der einmal im Jahr stattfindet und bei dem sich das Präsidium der Leuphana mit interessierten Studierenden zu Themen von Studium und Lehre oder dem Campus allgemein austauscht.

Mitte April fand das 3. landesweite Netzwerktreffen der Beschwerde- und Verbesserungsmanager_innen sowie Ombudspersonen niedersächsischer Hochschulen an der Leuphana statt. Was hat es mit diesem Netzwerk auf sich?
Wir haben vor rund 6 Jahren begonnen, an verschiedenen Hochschulen ein bundesweites Netzwerk der Beschwerde- und Verbesserungsmanagerinnen und -manager sowie Ombudspersonen (BeVeOm) zu gründen, um einen Austausch über die nationalen Hochschulen hinweg zu erreichen. Vor etwa 1 ½ Jahren haben sich dann auch die Beschwerde-, Verbesserungsmanagerinnen und –manager sowie Ombudspersonen auf Landesebene zu einem Netzwerk zusammengeschlossen (BeVeOm.Nds), weil wir natürlich auch ganz eigene und spezielle Voraussetzungen auf Landesebene haben.

Bei dem Treffen in Lüneburg haben wir uns unter anderem über grundlegende Verankerungen von solchen Angeboten an Hochschulen unterhalten, weil wir sie für sehr relevant halten. Das merken wir auch dadurch, dass über die Jahre im bundesweiten Netzwerk immer mehr Hochschulen Interesse zur Teilnahme gezeigt haben und hinzugekommen sind. Viele Hochschulen haben gezeigt, dass man mit einem guten Konflikt- und Beschwerdemanagement nur gewinnen kann, weil dieses eigentlich so negativ behaftete Wort „Beschwerde“ viel Positives in sich trägt. Aus jeder Beschwerde entsteht die Chance, Schlüsse zu ziehen, wie wir die Universität anders und besser gestalten oder Prozesse optimieren können.

Was ist das Beste an Ihrem Beruf?
Ich reise täglich recht weit an, tue es aber jeden Morgen gerne, weil mich jeden Tag etwas Neues erwartet, weil ich vielen Studierenden wie auch Lehrenden an dieser Stelle helfen kann und weil mich jedes positive Feedback, das mich erreicht, glücklich macht. Eine Hochschule ist ein unglaublich wichtiger Ort, an dem viele kreative Köpfe zusammenwirken und Tolles entstehen kann. Deshalb bin ich sehr glücklich, ein Teil dieser Hochschule zu sein.

Herr Reinck, vielen Dank für das Interview!



Das Interview führte Carina Stelter, Universitätskommunikation. Neuigkeiten aus der Universität und rund um Forschung, Lehre und Studium können an news@leuphana.de geschickt werden.