Informationen und Formulare für Austauschstudierende (Outgoing)

1. Bewerbung an der Partnerhochschule – Stipendienvereinbarung – Formalitäten  – Organisatorische Fragen
Mi, 26.04.2023, 14.15-15.45 Uhr, Zoom

Präsentation: download (pdf)

2. Anerkennungsverfahren – Erstellung Laufzettel und Online Learning Agreement
Do, 27.04.2023, 10-11.30 Uhr, Zoom

Präsentation: download (pdf)

Bei allgemeinen Fragen zu Erasmus:
Fr, 28.04.2023, 10.15 Uhr, C14.202
Fr, 23.06.2023, 10.15 Uhr, C14.202
Fr, 14.07.2023, 10.15 Uhr, C14.201

Austausch-Treffen für Outgoings:
Mo, 05.06.2023, 17.30-19 Uhr, AStA Wohnzimmer

Achtung: der link zu Registrierung in der Krisenvorsorgeliste für deutsche Staatsangehörige „Elefand“ des Auswärtigen Amtes (Aufnahme in den E-Mail-Verteiler des "Landsleutebriefes") lautet: www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/elefand/301844

Auch während Ihrer Erasmus-Mobilität behalten Sie den Studierendenstatus an der Leuphana Universität Lüneburg, werden aber für die Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes von der Zahlung der Studentenschafts- und Studentenwerksbeiträge befreit. Dafür ist dem Studierendenservice eine entsprechende Mitteilung zu machen, die über das International Office einzureichen ist. Studierende mit Doppelmajor reichen bitte je eine Mitteilung Auslandssemester pro Major ein. Bitte senden Sie das sorgfältig ausgefüllte Formular an outgoing@leuphana.de.

Im akademischen Jahr 2023/24 werden Erasmus-Outgoings aus 2 verschiedenen Erasmus+ Projekten gefördert. Je nach Laufzeit des Projekts, Aufenthaltszeitraum und Zielland weisen wir Sie einem Projekt zu und senden Ihnen die Stipendienvereinbarung per E-Mail.

Lesen Sie zunächst die Informationen zur Stipendienvereinbarung für Ihr Projekt (Anhang V) und beachten Sie die Mustervereinbarung. Füllen Sie dann das Dokument elektronisch sorgfältig und vollständig aus. Reichen Sie das handschriftlich unterschriebene Dokument im Original im International Office ein. Wenn Sie Top-ups beantragen, reichen Sie bitte die ehrenwörtlichen Erklärungen mit originalen Unterschriften und ggfs. weitere Nachweise mit der Stipendienvereinbarung ein. Top-ups für geringere Chancen sind nicht miteinander kombinierbar.

Wir freuen uns sehr über die zusätzlichen Mittel, die für Erasmus Studierende "mit geringeren Chancen" zur Verfügung stehen.
Aus gegebenem Anlass müssen wir jedoch an dieser Stelle nochmal darauf hinweisen, dass Ihre Angaben in den Ehrenwörtlichen Erklärungen im Rahmen eines Audit durch den DAAD geprüft werden können. Bei falschen Angaben oder gefälschten Unterschriften kann es neben einer Rückforderung der Fördermittel auch zu strafrechtlichen Konsequenzen kommen.

Abgabefristen: werden per E-Mail mitgeteilt. Die Unterlagen für das Projekt 2023 werden voraussichtlich Ende Juni bereitgestellt.

Outgoing-Studierende erstellen ein Online Learning Agreement (OLA) ausschließlich(!) im Portal für Auslandsaufenthalte, in welchem Sie bereits Ihre Bewerbung für den Auslandsaufenthalt angefertigt haben. Sobald Ihnen die OLA-Funktion im Portal zur Verfügung steht, werden Sie automatisch über das OLA-System benachrichtigt und können mit der Erstellung beginnen.
Studierende, deren OLA-Funktion nicht im o.g. Portal erscheint, wenden sich bitte an Stefanie Bahnsen: la.outgoing@leuphana.de.

Das Online Learning Agreement - First Version dokumentiert die grundsätzliche Anerkennungsfähigkeit der an der Gasthochschule belegten Module/Kurse. Das Online-Dokument wird von dem/der Studierenden, der Erasmus-Hochschulkoordinatorin und dem/der Verantwortlichen der Gasthochschule elektronisch im Portal unterzeichnet.
Jegliche Änderung, die sich nach Antritt der Mobilität ergibt, muss später in einem Online Learning Agreement - Changes über das Portal dokumentiert und innerhalb von 5 Wochen nach Vorlesungsbeginn an der Gasthochschule wieder von allen drei Parteien elektronisch unterzeichnet werden.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Die Basis für das Online Learning Agreement (OLA) bildet der sogenannte Laufzettel zum Online Learning Agreement:
   • Tragen Sie im Laufzettel zum OLA alle Module/Lehrveranstaltungen ein, die Sie an der Gasthochschule belegen möchten und ordnen Sie diesen die Leuphana Module zu, die Sie anerkennen lassen möchten. Bitte füllen Sie den Laufzettel elektronisch aus!
     Hinweis: Anrechenbar sind Leistungen aus dem Curriculum des eigenen Major, Minor und Komplementärstudiums bzw. Studiengangs (GS). Siehe auch: Anerkennung.
   • Lassen Sie die Anerkennungsfähigkeit der gewählten Kurse/Module per Unterschrift oder E-Mail-Korrespondenz durch ausschließlich den/die Verantwortlichen für Anerkennungsfragen (Liste siehe unten) bestätigen. Denken Sie daran, den Verantwortlichen zur Prüfung der Anerkennungsfähigkeit Kurs- bzw. Modulbeschreibungen vorzulegen.
     Wichtig: Eine E-Mail-Bestätigung hat nur Gültigkeit, wenn eine eindeutige Zuordnung von Gasthochschulkursen und Leuphana-Modulen (Nummern, Titel, CP) aus der E-Mail-Korrespondenz selbst hervorgeht.
   • Weisen Sie Lehrveranstaltungen an der Gasthochschule, für die Sie keine Anerkennung wünschen, als „Zusatzleistung“ im Laufzettel aus; es ist keine Unterschrift notwendig.
      
2. Übertragen Sie die im Laufzettel aufgeführten Kurse/Module, in das OLA-Formular (Erste Version) in Ihrem Portal. Achtung: Es werden ALLE Gasthochschulkurse sowie die als anerkennungsfähig bestätigten Leuphana-Module in das OLA eingetragen.
    
3. Schließen Sie das OLA im Portal nach dem "speichern" mit „genehmigen“ ab – das OLA wird automatisch an das Leuphana International Office/die Erasmus+ Koordinatorin der Leuphana Universität zur Prüfung und Abzeichnung übermittelt.
    
4. Parallel zu Schritt 3 übersenden Sie den passenden Laufzettel zum OLA als pdf per E-Mail an: la.outgoing@leuphana.de. 

Sie werden automatisch benachrichtigt, sobald Ihr OLA im Portal abgeschlossen ist oder ggf. erneut bearbeitet werden muss. Den Bearbeitungsstatus können Sie darüber hinaus jederzeit im Portal einsehen und das OLA dort nach Genehmigung durch alle drei Parteien als pdf downloaden.

Abgabefrist:

• gemäß Frist der Gasthochschule (ggf. als Bestandteil der Bewerbungsunterlagen), in jedem Fall aber spätestens(!) 5 Wochen vor Beginn des Aufenthaltes

Bitte beachten Sie:

• Die Hinweise zum Ausfüllen des OLA im Portal sowie die Anleitung zum Laufzettel (siehe unten).
• OLA und -Unterlagen werden nach Eingang bearbeitet.
• Durch urlaubsbedingte Abwesenheiten von IO-Mitarbeitern und Anerkennungsverantwortlichen verlängert sich die Bearbeitung im Juli/August zusätzlich.
• Wir akzeptieren alle Dokumente als pdf per E-Mail/mit digitaler/elektronischer Unterschrift – es müssen keine Originale eingereicht werden.
• Unvollständig ausgefüllte OLA-Unterlagen werden nicht bearbeitet.

Die Listen der Verantwortlichen für Anerkennungsfragen finden Sie auf folgenden Webseiten:

• für Bachelor-Studierende oder hier zum download
• für Master-Studierende oder hier zum download

Weitere Informationen zum Anerkennungsverfahren finden Sie hier.

Studierende, deren Gasthochschule das OLA ab Wintersemester 2022/23 nicht nutzt, verwenden ersatzweise das herkömmliche Learning Agreement Before the Mobility Formular sowie den dazu passenden Laufzettel.

Jegliche Änderung des ursprünglich vereinbarten und von alle genehmigten Studienprogramms (also des OLA – Fist Version), die sich nach Antritt der Mobilität ergibt, muss innerhalb von 5 Wochen nach Vorlesungsbeginn an der Gasthochschule mit einem Online Learning Agreement - Changes dokumentiert werden.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Die Basis für das OLA - Changes bildet wie bereits im OLA – First Version ein Laufzettel zum OLA.
   • Jegliche Änderungen in der Anerkennungsfähigkeit an der Leuphana werden im Laufzettel zum OLA (Changes) abgebildet.
   • Beachten Sie unbedingt die Anleitung für den Laufzettel zum Online Learning Agreement unten!
      
2. OLA - Changes im Portal für Auslandsaufenthalte erstellen:
   • Loggen Sie sich in das Portal ein
     -> „LA bearbeiten“
     -> links „Erste Version“ (später als „Neuester Vorschlag“ sichtbar)
     -> ganz unten Feld „+ Änderungen vorschlagen“ anklicken: Es können Kurse/Module bezogen auf das abgeschlossene OLA- First Version gelöscht oder hinzugefügt werden.
   • Achtung: Das OLA - Changes kann erst erstellt werden, wenn das OLA – First Version bereits zuvor von allen Parteien online genehmigt wurde. Die Online-Genehmigung durch die jeweiligen Parteien ist im OLA im Bereich „Erste Version“ ganz oben angezeigt.
      
3. Schließen Sie die Änderungen ( „Neuester Vorschlag“) im Portal nach dem "speichern" mit „genehmigen“ ab – das OLA - Changes wird automatisch an das Leuphana International Office/die Erasmus+ Koordinatorin der Leuphana Universität zur Prüfung und Abzeichnung übermittelt.
    
4. Parallel zu Schritt 3 übersenden Sie den passenden Laufzettel zum OLA (Changes) als pdf per E-Mail an: la.outgoing@leuphana.de.

Abgabefrist:

• 5 Wochen nach Beginn der Vorlesungszeit an der Gasthochschule

Die Listen der Verantwortlichen für Anerkennungsfragen finden Sie auf folgenden Webseiten:

• für Bachelor-Studierende oder hier zum download
• für Master-Studierende oder hier zum download

Studierende, im Ausland sind oder deren Gasthochschule das OLA ab Wintersemester 2022/23 nicht nutzt bzw. das OLA - First Version anstatt online nur als pdf unterzeichnet hat, verwenden ersatzweise das herkömmliche Learning Agreement During the the Mobility Formular sowie den dazu passenden Laufzettel.

Gemäss den EU-Vorgaben wird die Erasmus-Förderung auf den Tag genau berechnet. Dafür müssen Sie eine Bestätigung der Gasthochschule über Ihr Ankunfts- und Abreisedatum im International Office einreichen, wobei maßgeblich nicht Ihre tatsächliche Aufenthaltsdauer im Gastland ist, sondern nur der unmittelbar auf das Studium bezogene Zeitraum:

Anfangsdatum ist der erste Tag, an dem Sie an der Gasthochschule zu akademischen Zwecken anwesend sind, z.B. Begrüßungsveranstaltung oder Sprachkursbeginn.
Enddatum ist der letzte Tag, an dem Sie an der Gasthochschule anwesend sein müssen, z.B. Ende der individuellen Prüfungsphase.
Der Mindestaufenthalt beträgt 90 Tage; kürzere Aufenthalte dürfen nicht gefördert werden.

Wenn Ihr Aufenthalt coronabedingt virtuell stattfindet (spätere Anreise in das oder frühere Abreise aus dem Gastland), verwenden Sie bitte das Dokument "Corona Confirmation of Arrival and Departure".

Die Verlängerung einer Erasmus-Mobilität muss rechtzeitig bei der Gast- und Heimathochschule beantragt werden. Wenn Sie Ihre Erasmus+ Mobilität um ein Semester verlängern möchten, füllen Sie den Antrag auf Verlängerung sorgfältig aus und holen Sie zunächst die Zustimmung der Gasthochschule durch Unterschrift der verantwortlichen Person auf dem Antrag ein. Senden Sie den Antrag dann bis spätestens einen Monat vor Ende des ersten Semesters an der Gasthochschule an das International Office zur Zustimmung und Unterschrift.

Nach der Bewilligung der Verlängerung:

• im OLS Portal das Enddatum ändern
• Eine neue Stipendienvereinbarung im Original ist nicht erforderlich. Zur Änderung der Stipendienvereinbarung erhalten Sie eine E-Mail mit den neuen Förderdaten und der neuen Fördersumme. Sie müssen der Änderung per E-Mail zustimmen, damit diese wirksam wird.
• Mitteilung über das Auslandssemester für das zweite Semester als Scan per E-Mail an sandra.schnell@leuphana.de senden
• Learning Agreement / Laufzettel / E-Mail-Korrespondenz für das zweite Semester an la.outgoing@leuphana.de senden

Teilnehmer*innen am Erasmus+ Programm sind zur Abgabe eines Online-Teilnehmerberichts verpflichtet, der über das EU Mobility Tool einzureichen ist. Dieser ist nicht zur Veröffentlichung bestimmt, sondern dient zur Evaluation des Erasmus+ Programms. Die Aufforderung zur Einreichung des Berichts erfolgt automatisch per E-Mail nach Beendigung Ihrer Erasmus-Mobilität (Titel der E-Mail: Ihr Bericht über den Erasmus-Auslandsaufenthalt / Erasmus participant report request).

Darüber hinaus ist von allen Outgoing-Studierenden nach Beendigung ihres Auslandsstudiums ein Erfahrungsbericht im International Office einzureichen, in dem Sie Ihr Auslandsstudium rückblickend bewerten und persönliche Erfahrungen, Lob und Kritik sowie Empfehlungen einbringen können.

Die Erfahrungsberichte dienen einerseits als wichtige Informationsquelle für Studierende, die ein Auslandsstudium planen, wie auch auch zur Evaluation der Austauschprogramme, um deren Qualität zu gewährleisten und zu verbessern.  Wenn Sie den Bericht frei geben, wird Teil 2 des Berichts ("Beschreibung und Bewertung") anonym im MoveOn Portal auf https://leuphana.moveon4.de/publisher/1/deu veröffentlicht.

Bitte übermitteln Sie den vollständigen und unterschriebenen Bericht in einem pdf  innerhalb von vier Wochen nach Beendigung des Auslandsstudienaufenthaltes, spätestens aber bis 15.07. an: outgoing@leuphana.de.

1. Bewerbung an der Partneruniversität - Finanzierung  -  Formalitäten  - Organisatorische Fragen
Mi, 19.04.2023, 14.15-15.45 Uhr, Zoom

Präsentation: download (pdf)

2. Anerkennungsverfahren – Erstellung des Learning Agreements
Di, 25.04.2023, 10-11.30 Uhr, Zoom

Präsentation: download (pdf)

Austausch-Treffen für Outgoings:
Mo, 05.06.2023, 17.30-19 Uhr, AStA Wohnzimmer

Achtung: der link zu Registrierung in der Krisenvorsorgeliste für deutsche Staatsangehörige „Elefand“ des Auswärtigen Amtes (Aufnahme in den E-Mail-Verteiler des "Landsleutebriefes") lautet: www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/elefand/301844

Auch während Ihres Auslandsstudiums behalten Sie den Studierendenstatus an der Leuphana Universität Lüneburg, werden aber für die Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes von der Zahlung der Studentenschafts- und Studentenwerksbeiträge befreit. Dafür ist dem Studierendenservice eine entsprechende Mitteilung zu machen, die über das International Office einzureichen ist. Studierende mit Doppelmajor reichen bitte je eine Mitteilung Auslandssemester pro Major ein. Bitte senden Sie das sorgfältig ausgefüllte Formular an outgoing@leuphana.de.

Um die Anerkennung im Ausland erbrachter Leistungen an der Leuphana zu gewährleisten, muss ein Learning Agreement erstellt werden. Das Learning Agreement sollte bereits vor Antritt des Auslandsaufenthaltes erstellt werden, muss aber spätestens innerhalb von fünf Wochen nach Vorlesungsbeginn an der Gasthochschule dem International Office vorliegen. Änderungen des Learning Agreements müssen ebenfalls innerhalb von fünf Wochen nach Vorlesungsbeginn in einem Modifizierten Learning Agreement festgehalten werden. Das Modifizierte Learning Agreement dokumentiert ggf. die endgültige Kurswahl an der Gasthochschule sowie deren Anerkennung an der Leuphana.
 
Lassen Sie sich die Anerkennungsfähigkeit von den Verantwortlichen für Anerkennungsfragen durch Unterschrift oder E-Mail-Korrespondenz bestätigen. Eine E-Mail-Bestätigung hat nur Gültigkeit, wenn eine eindeutige Zuordnung von Gasthochschulkursen und Leuphana-Modulen (Nummern, Titel, CP) aus der E-Mail-Korrespondenz selbst hervorgeht. Zur Prüfung der Anerkennungsfähigkeit benötigen die Verantwortlichen aussagekräftige Kurs-/Modulbeschreibungen. Achtung: Anrechenbar sind Leistungen aus dem Curriculum des eigenen Major, Minor und Komplementärstudiums bzw. Studiengangs (GS). Lehrveranstaltungen, für die Sie keine Anerkennung beantragen, weisen Sie als „Zusatzleistung“ aus (keine Unterschrift notwendig).

Bitte übersenden Sie das vollständig ausgefüllte und unterschriebene (Modifizierte) Learning Agreement als pdf mit der E-Mail-Korrespondenz (gebündelt in einem pdf) zur Prüfung und Unterschrift an das International Office per E-Mail: la.outgoing@leuphana.de.

• Bitte verwenden Sie nur das (Modifizierte) LA Formular des Leuphana International Office.
• Die Formulare sind elektronisch auszufüllen.
• Bitte beachten Sie die Anleitungen zum Erstellen des Learning Agreements.
• Wir akzeptieren alle Dokumente als pdf per E-Mail/mit digitaler/elektronischer Unterschrift – es müssen keine Originale eingereicht werden.
• Unvollständige Formulare können nicht bearbeitet werden.

Die Listen der unterschriftsberechtigten Personen für Anerkennungsfragen finden Sie auf folgenden Webseiten:

• für Bachelor-Studierende oder hier zum download
• für Master-Studierende oder hier zum download

Weitere Informationen zum Anerkennungsverfahren finden Sie hier.

Bitte lassen Sie sich den Beginn Ihres Studienaufenthaltes durch die Gasthochschule bestätigen und senden Sie das Formular umgehend per E-Mail an das International Office. Vor Ihrer Abreise lassen Sie sich von der Gasthochschule bestätigen, dass Sie den Studienaufenthalt wie vereinbart absolviert haben, und reichen Sie das Formular im Original umgehend, spätestens jedoch bis 15. Juli, im International Office ein.

Wenn Ihr Aufenthalt coronabedingt virtuell stattfindet (spätere Anreise in das oder frühere Abreise aus dem Gastland), verwenden Sie bitte das Dokument "Corona Confirmation of Arrival and Departure".

Die Verlängerung eines Auslandsstudiums im Rahmen eines Austauschprogramme muss rechtzeitig bei der Gast- und Heimathochschule beantragt werden. Wenn Sie Ihr Auslandsstudium um ein Semester verlängern möchten, füllen Sie den Antrag auf Verlängerung sorgfältig aus und holen Sie zunächst die Zustimmung der Gasthochschule durch Unterschrift der verantwortlichen Person auf dem Antrag ein. Senden Sie den Antrag dann bis spätestens einen Monat vor Ende des ersten Semesters an der Gasthochschule an das International Office zur Zustimmung und Unterschrift

Nach der Bewilligung der Verlängerung:

• Mitteilung über das Auslandssemester für das zweite Semester als Scan per E-Mail an sandra.schnell@leuphana.de senden
• Learning Agreement / Laufzettel / E-Mail-Korrespondenz für das zweite Semester an la.outgoing@leuphana.de senden 

Alle Outgoing-Studierende müssen nach Beendigung ihres Auslandsstudiums einen Erfahrungsbericht im International Office einreichen, in dem Sie Ihr Auslandsstudium rückblickend bewerten und persönliche Erfahrungen, Lob und Kritik sowie Empfehlungen einbringen können.

Die Erfahrungsberichte dienen einerseits als wichtige Informationsquelle für Studierende, die ein Auslandsstudium planen, wie auch auch zur Evaluation der Austauschprogramme, um deren Qualität zu gewährleisten und zu verbessern.  Wenn Sie den Bericht frei geben, wird Teil 2 des Berichts ("Beschreibung und Bewertung") anonym im MoveOn Portal auf https://leuphana.moveon4.de/publisher/1/deu veröffentlicht.

Bitte übermitteln Sie den vollständigen und unterschriebenen Bericht in einem pdf  innerhalb von vier Wochen nach Beendigung des Auslandsstudienaufenthaltes, spätestens aber bis 15.07. an: outgoing@leuphana.de.