Formulare Erasmus+

Fr, 25.04.2025, 09:00 – max. 12:00 | C HS 1 
Bewerbung an der Partnerhochschule, Formalitäten, Stipendienvereinbarung, organisatorische Fragen, Anerkennungsverfahren und Erstellung des Learning Agreements (Eva Voßhagen, Stefanie Bahnsen).
Die Präsentation mit allgemeinen Informationen finden Sie hier, die zum OLA hier.

In der Checkliste finden Sie alle an der Leuphana erforderlichen Schritte vor, während und nach dem Studienaufenthalt im Ausland sowie die jeweiligen Ansprechpersonen.

Auch während Ihrer Mobilität behalten Sie den Studierendenstatus an der Leuphana Universität Lüneburg, können aber für die Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes von der Zahlung der Studentenschafts- und Studentenwerksbeiträge befreit werden. Dafür reichen Sie über das IC beim Studierendenservice eine „Mitteilung Auslandssemester“ ein. Bitte senden Sie das ausgefüllte und unterschriebene Formular an outgoing@leuphana.de.

Bei allen Fragen zur Mitteilung Auslandssemester wenden Sie sich bitte direkt an den Studierendenservice.

In den akademischen Jahren 2024/25 und 2025/26 werden Erasmus-Outgoings aus 2 verschiedenen Erasmus+ Projekten gefördert. Je nach Laufzeit des Projekts, Aufenthaltszeitraum, Entfernung und Zielland weisen wir Sie einem Projekt zu.

Nach Aufforderung übermitteln Sie die für die Stipendienvereinbarung notwendigen Daten über das Folgeformular im Portal für Auslandsaufenthalte. Wir informieren Sie dann, sobald Ihre Stipendienvereinbarung im International Center erstellt wurde. Sofern Sie Top-ups beantragt haben, reichen Sie die Ehrenwörtlichen Erklärungen bitte mit der unterschriebenen Stipendienvereinbarung ein.

Top-ups für Studierende mit geringeren Chancen

Wir freuen uns sehr über die zusätzlichen Mittel, die für Erasmus Studierende "mit geringeren Chancen" zur Verfügung stehen.

Studierende mit geringeren Chancen, d.h. mit chronischen Krankheiten oder Behinderung, mit Kind(ern), Erstakademiker*innen und erwerbstätige Studierende können eine Zusatzförderung in Höhe von 250 Euro/Monat beantragen. Als Nachweis reichen Sie bitte eine unterschriebene Ehrenwörtliche Erklärung sowie ggfs. weitere Belege mit der Stipendienvereinbarung im IC ein. Detaillierte Angaben zu den Kriterien und Nachweisen finden Sie in den Ehrenwörtlichen Erklärungen im download-Bereich. Top-ups für Studierende mit geringeren Chancen sind nicht miteinander kombinierbar. Kontaktieren Sie uns bei Fragen gern!

Aus gegebenem Anlass möchten wir an dieser Stelle darauf hinweisen, dass Ihre Angaben in den Ehrenwörtlichen Erklärungen im Rahmen eines Audits geprüft werden können. Bei falschen Angaben oder gefälschten Unterschriften kann es neben einer Rückforderung der Fördermittel auch zu strafrechtlichen Konsequenzen kommen.

Top-up für An- und Abreise

Im Projekt 2024 können notwendige Reisetage gefördert werden. Bei nicht umweltfreundlichen Verkehrsmitteln werden bis zu 2 Reisetage mit dem Tagessatz bezuschusst. Bei der Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel ist eine Förderung von bis zu 6 Reisetagen möglich.
Im Projekt 2025 werden neben Reisetagen (Anzahl wie in 2024) außerdem entfernungsabhängige Reisekostenpauschalen (Entfernung Lüneburg → Gasthochschule) gezahlt.

Sofern Sie Reisetage / Reisekostenpauschalen für Green Travel beantragen möchten, ist eine Ehrenwörtliche Erklärung einzureichen. Bei nicht umweltfreundlichen Reisen reicht die Angabe im Folgeformular. Erläuterungen zu Green Travel finden Sie in der Ehrenwörtlichen Erklärung.

Outgoing-Studierende erstellen ein Online Learning Agreement (OLA) ausschließlich(!) im Portal für Auslandsaufenthalte, in welchem Sie bereits Ihre Bewerbung für den Auslandsaufenthalt angefertigt haben. Sobald Ihnen die OLA-Funktion im Portal zur Verfügung steht, werden Sie automatisch über das OLA-System benachrichtigt und können mit der Erstellung beginnen.
Studierende, deren OLA-Funktion nicht im o.g. Portal erscheint, wenden sich bitte an Stefanie Bahnsen: la.outgoing@leuphana.de.

Das Online Learning Agreement - First Version dokumentiert die grundsätzliche Anerkennungsfähigkeit der an der Gasthochschule belegten Module/Kurse. Das Online-Dokument wird von dem/der Studierenden, der Erasmus-Hochschulkoordinatorin und dem/der Verantwortlichen der Gasthochschule elektronisch im Portal unterzeichnet.
Jegliche Änderung, die sich nach Antritt der Mobilität ergibt, muss später in einem Online Learning Agreement - Changes über das Portal dokumentiert und innerhalb von 5 Wochen nach Vorlesungsbeginn an der Gasthochschule wieder von allen drei Parteien elektronisch unterzeichnet werden.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Die Basis für das Online Learning Agreement (OLA) bildet der sogenannte Laufzettel zum Online Learning Agreement:
   • Tragen Sie im Laufzettel zum OLA alle Module/Lehrveranstaltungen ein, die Sie an der Gasthochschule belegen möchten und ordnen Sie diesen die Leuphana Module zu, die Sie anerkennen lassen möchten. Bitte füllen Sie den Laufzettel elektronisch aus!
     Hinweis: Anrechenbar sind Leistungen aus dem Curriculum des eigenen Major, Minor und Komplementärstudiums bzw. Studiengangs (GS). Siehe auch: Anerkennung.
   • Lassen Sie die Anerkennungsfähigkeit der gewählten Kurse/Module per Unterschrift oder E-Mail-Korrespondenz durch ausschließlich den/die Verantwortlichen für Anerkennungsfragen (Liste siehe unten) bestätigen. Denken Sie daran, den Verantwortlichen zur Prüfung der Anerkennungsfähigkeit Kurs- bzw. Modulbeschreibungen vorzulegen.
     Wichtig: Eine E-Mail-Bestätigung hat nur Gültigkeit, wenn eine eindeutige Zuordnung von Gasthochschulkursen und Leuphana-Modulen (Nummern, Titel, CP) aus der E-Mail-Korrespondenz (mit Betreff, Empfänger/Absender, Datum) selbst hervorgeht.
   • Weisen Sie Lehrveranstaltungen an der Gasthochschule, für die Sie keine Anerkennung wünschen, als „Zusatzleistung“ im Laufzettel aus; es ist keine Unterschrift notwendig.
      
2. Übertragen Sie die im Laufzettel aufgeführten Kurse/Module, in das OLA-Formular (Erste Version) in Ihrem Portal. Achtung: Es werden ALLE Gasthochschulkurse sowie die als anerkennungsfähig bestätigten Leuphana-Module in das OLA eingetragen.
    
3. Schließen Sie das OLA im Portal nach dem "speichern" mit „genehmigen“ ab – das OLA wird automatisch an das Leuphana International Center der Leuphana Universität zur Prüfung und Abzeichnung übermittelt.
    
4. Parallel zu Schritt 3 übersenden Sie den passenden Laufzettel zum OLA als pdf per E-Mail an: la.outgoing@leuphana.de. 

Sie werden automatisch benachrichtigt, sobald Ihr OLA im Portal abgeschlossen ist oder ggf. erneut bearbeitet werden muss. Den Bearbeitungsstatus können Sie darüber hinaus jederzeit im Portal einsehen und das OLA dort nach Genehmigung durch alle drei Parteien als pdf downloaden.

Abgabefrist:

• gemäß Frist der Gasthochschule (ggf. als Bestandteil der Bewerbungsunterlagen), in jedem Fall aber spätestens(!) 5 Wochen vor Beginn des Aufenthaltes

Bitte beachten Sie:

• Die Hinweise zum Ausfüllen des OLA im Portal sowie die Anleitung zum Laufzettel (siehe unten).
• OLA und -Unterlagen werden nach Eingang bearbeitet.
• Durch urlaubsbedingte Abwesenheiten von IC-Mitarbeitern und Anerkennungsverantwortlichen verlängert sich die Bearbeitung im Juli/August zusätzlich.
• Wir akzeptieren alle Dokumente als pdf per E-Mail/mit digitaler/elektronischer Unterschrift – es müssen keine Originale eingereicht werden.
• Unvollständig ausgefüllte OLA-Unterlagen werden nicht bearbeitet.

Die Listen der Verantwortlichen für Anerkennungsfragen finden Sie auf folgenden Webseiten:

• für Bachelor-Studierende oder hier zum download
• für Master-Studierende oder hier zum download

Weitere Informationen zum Anerkennungsverfahren finden Sie hier.

Studierende, denen im Portal für Auslandsaufenthalte kein OLA-Bereich angezeigt wird, verwenden ersatzweise das herkömmliche Learning Agreement Before the Mobility Formular sowie den dazu passenden Laufzettel.

Jegliche Änderung des ursprünglich vereinbarten und von alle genehmigten Studienprogramms (also des OLA – Fist Version), die sich nach Antritt der Mobilität ergibt, muss innerhalb von 5 Wochen nach Vorlesungsbeginn an der Gasthochschule mit einem Online Learning Agreement - Changes dokumentiert werden.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Die Basis für das OLA - Changes bildet wie bereits im OLA – First Version ein Laufzettel zum OLA.
   • Jegliche Änderungen in der Anerkennungsfähigkeit an der Leuphana werden im Laufzettel zum OLA (Changes) abgebildet.
   • Beachten Sie unbedingt die Anleitung für den Laufzettel zum Online Learning Agreement unten!
      
2. OLA - Changes im Portal für Auslandsaufenthalte erstellen:
   • Loggen Sie sich in das Portal ein
     -> „LA bearbeiten“
     -> links „Erste Version“ (später als „Neuester Vorschlag“ sichtbar)
     -> ganz unten Feld „+ Änderungen vorschlagen“ anklicken: Es können Kurse/Module bezogen auf das abgeschlossene OLA - First Version gelöscht oder hinzugefügt werden. Kurse/Module, die aus dem OLA -First Version identisch Bestand haben, werden nicht erneut gelöscht/hinzugefügt.
   • Achtung: Das OLA - Changes kann erst erstellt werden, wenn das OLA – First Version bereits zuvor von allen Parteien online genehmigt wurde. Die Online-Genehmigung durch die jeweiligen Parteien ist im OLA im Bereich „Erste Version“ ganz oben angezeigt.
      
3. Schließen Sie die Änderungen ( „Neuester Vorschlag“) im Portal nach dem "speichern" mit „genehmigen“ ab – das OLA - Changes wird automatisch an das Leuphana International Center/die Erasmus+ Koordinatorin der Leuphana Universität zur Prüfung und Abzeichnung übermittelt.
    
4. Parallel zu Schritt 3 übersenden Sie den passenden Laufzettel zum OLA (Changes) als pdf per E-Mail an: la.outgoing@leuphana.de.

Abgabefrist:

• 5 Wochen nach Beginn der Vorlesungszeit an der Gasthochschule

Die Listen der Verantwortlichen für Anerkennungsfragen finden Sie auf folgenden Webseiten:

• für Bachelor-Studierende oder hier zum download
• für Master-Studierende oder hier zum download

Studierende, im Ausland sind oder deren Gasthochschule das OLA - First Version anstatt online nur als pdf unterzeichnet hat, verwenden ersatzweise das herkömmliche Learning Agreement During the the Mobility Formular sowie den dazu passenden Laufzettel.

Gemäss EU-Vorgaben wird die Erasmus-Förderung auf den Tag genau berechnet. Dafür müssen Sie eine Bestätigung der Gasthochschule über Ihr Ankunfts- und Abreisedatum im International Center einreichen.

Anfangsdatum ist der erste Tag, an dem Sie an der Gasthochschule zu akademischen Zwecken anwesend sind, z.B. Begrüßungsveranstaltung oder Sprachkursbeginn.
Enddatum ist der letzte Tag, an dem Sie an der Gasthochschule anwesend sein müssen, z.B. Ende der individuellen Prüfungsphase.

Förderfähig ist nur der physische Aufenthalt an der Gasthochschule. Sollten Sie früher abreisen und das Studium online beenden, endet die Förderung mit der Abreise.

Der Mindestaufenthalt beträgt 60 Tage; kürzere Aufenthalte dürfen nicht gefördert werden.

Die Verlängerung einer Erasmus-Mobilität muss rechtzeitig bei der Gast- und Heimathochschule beantragt werden. Holen Sie zunächst die Zustimmung der Gasthochschule durch Unterschrift der verantwortlichen Person auf dem Antrag auf Verlängerung ein. Laden Sie den Antrag dann bis spätestens einen Monat vor Ende des ersten Semesters an der Gasthochschule im Portal für Auslandsaufenthalte hoch, um die Zustimmung und Unterschrift des International Center einzuholen. Eine Verlängerung vom Sommer- ins Wintersemester ist in der Regel ausgeschlossen.

Nach der Bewilligung der Verlängerung:

• Eine neue Stipendienvereinbarung im Original ist nicht erforderlich. Zur Änderung der Stipendienvereinbarung erhalten Sie eine E-Mail mit den neuen Förderdaten und der neuen Fördersumme. Sie müssen der Änderung per E-Mail zustimmen, damit diese wirksam wird.
• Mitteilung über das Auslandssemester für das zweite Semester im Portal hochladen
• OLA für das zweite Semester online erstellen und parallel Laufzettel / E-Mail-Korrespondenz an la.outgoing@leuphana.de senden

Teilnehmer*innen am Erasmus+ Programm sind zur Abgabe eines Online-Teilnehmer*innenberichts verpflichtet, der über das EU Beneficiary Module eingereicht wird. Dieser Survey wird nicht veröffentlicht, sondern dient zur Evaluation des Erasmus+ Programms. Die Aufforderung zur Einreichung des Berichts erfolgt automatisch per E-Mail nach Beendigung Ihrer Erasmus-Mobilität (Titel der E-Mail: Ihr Bericht über den Erasmus-Auslandsaufenthalt / Erasmus participant report request).

Darüber hinaus müssen alle Outgoing-Studierenden nach Beendigung ihres Auslandsstudiums ein Erfahrungsberichteinreichen, in dem sie ihr Auslandsstudium rückblickend bewerten und persönliche Erfahrungen, Lob und Kritik sowie Empfehlungen einbringen können.

Die Erfahrungsberichte sind eine wichtige Informationsquelle für die nächsten Teilnehmer*innen und helfen bei der Evaluation der Austauschprogramme. Wenn Sie den Bericht frei geben, wird Teil 2 des Berichts ("Beschreibung und Bewertung") anonym im MoveOn Portal auf https://leuphana.adv-pub.moveon4.de/home-page-1573/ veröffentlicht.

Bitte laden Sie den vollständigen und unterschriebenen Bericht in einem pdf innerhalb von vier Wochen nach Beendigung des Auslandsstudienaufenthaltes im Portal für Auslandsaufenthalte hoch.