Formulare Erasmus+

Fr, 25.04.2025, 09:00 – max. 12:00 | C HS 1 
Bewerbung an der Partnerhochschule, Formalitäten, Stipendienvereinbarung, organisatorische Fragen, Anerkennungsverfahren und Erstellung des Learning Agreements (Eva Voßhagen, Stefanie Bahnsen).
Die Präsentation mit allgemeinen Informationen finden Sie hier, die zum OLA hier.

In der Checkliste finden Sie alle an der Leuphana erforderlichen Schritte vor, während und nach dem Studienaufenthalt im Ausland sowie die jeweiligen Ansprechpersonen.

Auch während Ihrer Mobilität behalten Sie den Studierendenstatus an der Leuphana Universität Lüneburg, können aber für die Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes von der Zahlung der Studentenschafts- und Studentenwerksbeiträge befreit werden. Dafür reichen Sie über das IC beim Studierendenservice eine „Mitteilung Auslandssemester“ ein. Bitte senden Sie das ausgefüllte und unterschriebene Formular an outgoing@leuphana.de.

Bei allen Fragen zur Mitteilung Auslandssemester wenden Sie sich bitte direkt an den Studierendenservice.

In den akademischen Jahren 2024/25 und 2025/26 werden Erasmus-Outgoings aus 2 verschiedenen Erasmus+ Projekten gefördert. Je nach Laufzeit des Projekts, Aufenthaltszeitraum, Entfernung und Zielland weisen wir Sie einem Projekt zu.

Nach Aufforderung übermitteln Sie die für die Stipendienvereinbarung notwendigen Daten über das Folgeformular im Portal für Auslandsaufenthalte. Wir informieren Sie dann, sobald Ihre Stipendienvereinbarung im International Center erstellt wurde. Sofern Sie Top-ups beantragt haben, reichen Sie die Ehrenwörtlichen Erklärungen bitte mit der unterschriebenen Stipendienvereinbarung ein.

Top-ups für Studierende mit geringeren Chancen

Wir freuen uns sehr über die zusätzlichen Mittel, die für Erasmus Studierende "mit geringeren Chancen" zur Verfügung stehen.

Studierende mit geringeren Chancen, d.h. mit chronischen Krankheiten oder Behinderung, mit Kind(ern), Erstakademiker*innen und erwerbstätige Studierende können eine Zusatzförderung in Höhe von 250 Euro/Monat beantragen. Als Nachweis reichen Sie bitte eine unterschriebene Ehrenwörtliche Erklärung sowie ggfs. weitere Belege mit der Stipendienvereinbarung im IC ein. Detaillierte Angaben zu den Kriterien und Nachweisen finden Sie in den Ehrenwörtlichen Erklärungen im download-Bereich. Top-ups für Studierende mit geringeren Chancen sind nicht miteinander kombinierbar. Kontaktieren Sie uns bei Fragen gern!

Aus gegebenem Anlass möchten wir an dieser Stelle darauf hinweisen, dass Ihre Angaben in den Ehrenwörtlichen Erklärungen im Rahmen eines Audits geprüft werden können. Bei falschen Angaben oder gefälschten Unterschriften kann es neben einer Rückforderung der Fördermittel auch zu strafrechtlichen Konsequenzen kommen.

Top-up für An- und Abreise

Im Projekt 2024 können notwendige Reisetage gefördert werden. Bei nicht umweltfreundlichen Verkehrsmitteln werden bis zu 2 Reisetage mit dem Tagessatz bezuschusst. Bei der Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel ist eine Förderung von bis zu 6 Reisetagen möglich.
Im Projekt 2025 werden neben Reisetagen (Anzahl wie in 2024) außerdem entfernungsabhängige Reisekostenpauschalen (Entfernung Lüneburg → Gasthochschule) gezahlt.

Sofern Sie Reisetage / Reisekostenpauschalen für Green Travel beantragen möchten, ist eine Ehrenwörtliche Erklärung einzureichen. Bei nicht umweltfreundlichen Reisen reicht die Angabe im Folgeformular. Erläuterungen zu Green Travel finden Sie in der Ehrenwörtlichen Erklärung.

Outgoing-Studierende erstellen ein Online Learning Agreement (OLA) ausschließlich(!) im Portal für Auslandsaufenthalte (Login; dann ganz unten). Sobald die OLA-Funktion im Portal verfügbar ist, werden Sie automatisch über das OLA-System benachrichtigt.
Ist die OLA-Funktion nicht Portal sichtbar, wenden sich bitte an Stefanie Bahnsen: la.outgoing@leuphana.de.

Das Online Learning Agreement - First Version (OLA FV) dokumentiert die grundsätzliche Anerkennungsfähigkeit der Gasthochschulkurse. Es wird online von allen drei Parteien (Studierende/r, Leuphana International Center, Gasthochschule) im Portal genehmigt.
Jegliche Änderung muss nach Antritt des Aufenthaltes mit einem Online Learning Agreement - Changes (OLA C) ebenfalls über das Portal dokumentiert/genehmigt werden. 

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Die Basis für das OLA bildet der sogenannte Laufzettel zum OLA:
   • Tragen Sie im Laufzettel zum OLA FV alle Kurse ein, die Sie an der Gasthochschule belegen möchten und ordnen Sie diese den Leuphana-Modulen zu, die Sie anerkennen lassen möchten. Bitte füllen Sie den Laufzettel elektronisch aus!
     Hinweis: Anrechenbar sind Leistungen aus dem Curriculum des eigenen Major, Minor und Komplementärstudiums bzw. Studiengangs (GS). Siehe auch: Anerkennung.
   • Lassen Sie die Anerkennungsfähigkeit der Kurse/Module durch die zuständigen Personen (siehe Liste unten!) bestätigen. Dies kann entweder durch Unterschrift oder per eindeutiger E-Mail-Korrespondenz erfolgen. Achten Sie darauf, dass in der E-Mail alle Details (Nummern, Titel, CP aller Gasthochschulkurse und die Zuordnung zu den Leuphana-Modulen) und eindeutig dargelegt sind. Stellen Sie den Verantwortlichen entsprechend aussagekräftige Kursbeschreibungen zur Verfügung.
   • Kurse, die nicht anerkannt werden sollen, kennzeichnen Sie im Laufzettel als „Zusatzleistung“. Hierfür ist keine Unterschrift nötig.
      
2. Übertragen Sie die Komponenten aus dem Laufzettel in das OLA FV im Portal. Achtung: Es werden ALLE Gasthochschulkurse sowie nur die als anerkennungsfähig bestätigten Leuphana-Module in das OLA eingetragen.
    
3. Schließen Sie das OLA im Portal nach dem "speichern" mit „genehmigen“ ab – das OLA wird automatisch an das Leuphana International Center zur Prüfung und Genehmigung übermittelt.
    
4. Parallel zu Schritt 3 senden Sie den Laufzettel zum OLA als pdf per E-Mail an: la.outgoing@leuphana.de. 

Sie werden automatisch benachrichtigt, sobald Ihr OLA im Portal abgeschlossen ist oder ggf. erneut bearbeitet werden muss. Den Bearbeitungsstatus können Sie jederzeit selbst im Portal/OLA öffnen einsehen. Nach der Genehmigung durch alle drei Parteien können Sie das OLA dort als pdf herunterladen.

Abgabefrist:

• gemäß Frist der Gasthochschule (ggf. als Bestandteil der Bewerbungsunterlagen), in jedem Fall aber spätestens(!) 5 Wochen vor Beginn des Aufenthaltes

Bitte beachten Sie:

• die Hinweise zum Ausfüllen des OLA im Portal sowie die Anleitung zum Laufzettel (siehe unten)!
• OLA und -Unterlagen werden nach Eingang bearbeitet.
• Insbesondere im Juli/August kann es wegen Urlaub/Abwesenheit zu längeren Bearbeitungszeiten kommen.
• pdf-Dokumente mit digitaler oder elektronischer Unterschrift sind ausreichend – Originale sind nicht nötig.
• Unvollständig ausgefüllte Unterlagen werden nicht bearbeitet.

Listen der Verantwortlichen für Anerkennungsfragen:

• für Bachelor-Studierende (Website) oder direkter download
• für Master-Studierende (Website) oder direkter download

Weitere Informationen zum Anerkennungsverfahren finden Sie hier.

Jegliche Änderung des ursprünglich vereinbartes Studienprogramm, also des OLA FV, die sich nach Antritt der Mobilität ergibt, muss innerhalb von 5 Wochen nach Vorlesungsbeginn an der Gasthochschule mit einem Online Learning Agreement - Changes (OLA C) dokumentiert werden.

So gehen Sie vor:

1. Die Basis für das OLA C bildet wie bereits im OLA FV ein Laufzettel zum OLA.
   • Tragen Sie alle Änderungen gegenüber dem OLA FV im Laufzettel zum OLA (Changes) ein.
   • Beachten Sie unbedingt die Anleitung zum Laufzettel (siehe unten)!
      
2. Änderungen im Portal für Auslandsaufenthalte eintragen:
   • Loggen Sie sich in das Portal ein
     -> „LA bearbeiten“
     -> links „Erste Version“ (später als „Neuester Vorschlag“ sichtbar)
     -> ganz unten Feld „+ Änderungen vorschlagen“ anklicken: Fügen Sie neue Kurse/Module hinzu oder löschen Sie alte (unveränderte Kurse/Module bleiben, wie sie sind).
   • Achtung: Das OLA C kann erst erstellt werden, wenn das OLA FV zuvor von allen Parteien im Portal genehmigt wurde. Diese sehen Sie oben im Bereich „Erste Version“.
      
3. Änderungen ( „Neuester Vorschlag“) abschließen: "Speichern" und „genehmigen“. Das OLA C wird automatisch an das Leuphana International Center Prüfung und Genehmigung übermittelt.
    
4. Parallel zu Schritt 3 übersenden Sie den passenden Laufzettel zum OLA C als pdf per E-Mail an: la.outgoing@leuphana.de.

Abgabefrist:

• 5 Wochen nach Beginn der Vorlesungszeit an der Gasthochschule

Listen der Verantwortlichen für Anerkennungsfragen:

• für Bachelor-Studierende (Website) oder direkter download
• für Master-Studierende (Website) oder direkter download

Studierende, deren Gasthochschule das OLA FV anstatt online nur als pdf unterzeichnet hat, verwenden ersatzweise das Formular “Learning Agreement During the the Mobility” sowie den dazu passenden Laufzettel (siehe unten).

Gemäss EU-Vorgaben wird die Erasmus-Förderung auf den Tag genau berechnet. Dafür müssen Sie eine Bestätigung der Gasthochschule über Ihr Ankunfts- und Abreisedatum im International Center einreichen.

Anfangsdatum ist der erste Tag, an dem Sie an der Gasthochschule zu akademischen Zwecken anwesend sind, z.B. Begrüßungsveranstaltung oder Sprachkursbeginn.
Enddatum ist der letzte Tag, an dem Sie an der Gasthochschule anwesend sein müssen, z.B. Ende der individuellen Prüfungsphase.

Förderfähig ist nur der physische Aufenthalt an der Gasthochschule. Sollten Sie früher abreisen und das Studium online beenden, endet die Förderung mit der Abreise.

Der Mindestaufenthalt beträgt 60 Tage; kürzere Aufenthalte dürfen nicht gefördert werden.

Die Verlängerung einer Erasmus-Mobilität muss rechtzeitig bei der Gast- und Heimathochschule beantragt werden. Holen Sie zunächst die Zustimmung der Gasthochschule durch Unterschrift der verantwortlichen Person auf dem Antrag auf Verlängerung ein. Laden Sie den Antrag dann bis spätestens einen Monat vor Ende des ersten Semesters an der Gasthochschule im Portal für Auslandsaufenthalte hoch, um die Zustimmung und Unterschrift des International Center einzuholen. Eine Verlängerung vom Sommer- ins Wintersemester ist in der Regel ausgeschlossen.

Nach der Bewilligung der Verlängerung:

• Eine neue Stipendienvereinbarung im Original ist nicht erforderlich. Zur Änderung der Stipendienvereinbarung erhalten Sie eine E-Mail mit den neuen Förderdaten und der neuen Fördersumme. Sie müssen der Änderung per E-Mail zustimmen, damit diese wirksam wird.
• Mitteilung über das Auslandssemester für das zweite Semester im Portal hochladen
• OLA für das zweite Semester online erstellen und parallel Laufzettel / E-Mail-Korrespondenz an la.outgoing@leuphana.de senden

Teilnehmer*innen am Erasmus+ Programm sind zur Abgabe eines Online-Teilnehmer*innenberichts verpflichtet, der über das EU Beneficiary Module eingereicht wird. Dieser Survey wird nicht veröffentlicht, sondern dient zur Evaluation des Erasmus+ Programms. Die Aufforderung zur Einreichung des Berichts erfolgt automatisch per E-Mail nach Beendigung Ihrer Erasmus-Mobilität (Titel der E-Mail: Ihr Bericht über den Erasmus-Auslandsaufenthalt / Erasmus participant report request).

Darüber hinaus müssen alle Outgoing-Studierenden nach Beendigung ihres Auslandsstudiums ein Erfahrungsberichteinreichen, in dem sie ihr Auslandsstudium rückblickend bewerten und persönliche Erfahrungen, Lob und Kritik sowie Empfehlungen einbringen können.

Die Erfahrungsberichte sind eine wichtige Informationsquelle für die nächsten Teilnehmer*innen und helfen bei der Evaluation der Austauschprogramme. Wenn Sie den Bericht frei geben, wird Teil 2 des Berichts ("Beschreibung und Bewertung") anonym im MoveOn Portal auf https://leuphana.adv-pub.moveon4.de/home-page-1573/ veröffentlicht.

Bitte laden Sie den vollständigen und unterschriebenen Bericht in einem pdf innerhalb von vier Wochen nach Beendigung des Auslandsstudienaufenthaltes im Portal für Auslandsaufenthalte hoch.