Rund um die Veranstaltung

Auf dieser Seite haben wir viele Informationen und Ansprechpartner*innen für Sie zusammengetragen. Sie sind alphabetisch geordnet und sollte viele der allgemeineren Fragen beantworten können. Falls dies für Ihre Zwecke nicht der Fall sein sollten, freuen wir uns über ihr Feedback am Ende der Seite unter Kontakt.

  • Abfall
  • Anfahrt und Mobilität
  • Arbeitszeit
  • Außenflächen
  • Barrierefreiheit
  • Bewachung & Sicherheit
  • Blumen
  • Datenschutz
  • Energie
  • Essen und Trinken sowie Catering
  • Elektro-Energieversorgung – zusätzliche elektrische Geräte
  • Finanzplanung und Kalkulation
  • Gebäudemanagement
  • GEMA - Musiknutzung
  • Gleichstellung und Diversität
  • Hotels und Übernachtungen
  • Kinderbetreuung
  • Materialien, Flyer und Poster
  • Möbel, Geschirr und Event Equipment
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Pausen und Rahmenprogramm
  • Reinigung
  • Schließberechtigungen
  • Sicherheitdienstleister (extern)
  • Veranstaltungstechnik
  • Vermeidung: Weniger ist mehr – Suffizienz

Abfall

Bitte reduzieren Sie den Abfall vor, während und nach der Veranstaltung so weit wie möglich (vgl. Vermeidung). Am Ende sollte der nicht vermiedene Abfall sortiert nach Abfallart der Verwertung und Beseitigung zugeführt werden.

Verwertungs- und Trennsystem
An der Universität gibt es ein Trennsystem für Abfall:
Im Intranet erhalten Sie weitere Informationen darüber, wo Sie den Abfall entsorgen können (Zugang nur für Hochschulangehörige).

Bei größeren Veranstaltungen und wenn die Behälter vor Ort nicht ausreichen: Recyclinginseln beim Hausdienst bestellen und Abläufe koordinieren für Altpapier, Verpackungsabfall, Pfandflaschen, Altglas, Speisereste oder Altfett bei großen Caterings. Bestellen Sie 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn zusätzliche Behälter beim Hausdienst.

Nicht mehr benötigtes Material an den ZWISCHENRAUM weitergeben: Servietten, Büromaterial u.a.

 

Kontakt:
hausdienst@leuphana.de

Anfahrt und Mobilität

Kommunizieren Sie die nachhaltigste Anreisevariante in den Ankündigungen zur Veranstaltung und verzichten Sie auf Inlandsflüge.

Anfahrtsbeschreibung mit dem Zug, dem Rad und dem Bus.

Angebote:
- Elektrotankstellen auf Parkplatz P2 und im Erdgeschoss des Parkhauses P3. Karten zum Laden (The New Motion): Lünestrom oder bei der Schlüsselausgabe, C10.029a, Mo - Fr, 9 bis 11 Uhr. Mehr Informationen gibt es hier.
- Lastenrad für Hochschulangehörige: Die Ausleihe erfolgt während der Öffnungszeiten der Geräteausleihe des MIZ in C7.115.
- Stadtrad Lüneburg
- „Schöne-Radrouten"-Karte zur Universität
- Pendlerportal

Bei größeren Veranstaltungen können Sie mit dem lokalen Buslinienunternehmen KVG Stade GmbH & Co. KG über die Möglichkeit eines Shuttles, beispielsweise zum Bahnhof, sprechen.

Formular zum Download:
CO2-Bilanz Mobilität

Arbeitszeit

Eine tägliche Arbeitszeit von 10 Stunden sollte nur in absoluten Ausnahmefällen überschritten werden und kann dann maximal 12 Stunden betragen, wobei 2 Stunden davon eine Pause sein müssen. Zwischen zwei Schichten müssen 11 Stunden Ruhezeit liegen. Das gilt auch für Honorarkräfte und ist im Arbeitszeitengesetz verankert.

Link zum Arbeitszeitgesetz

Außenflächen

Zur Nutzung der Außenflächen sprechen Sie folgende Themen im Vorfeld ab:
- Feuerwehraufstellflächen, diese müssen frei bleiben
- Lage der Elektranten
- Wasseranschluss
- Schutz der Grünanlagen
- Lärm

Weitere Informationen erhalten Sie von:
Kai Schewe

Barrierefreiheit

Für einen barrierearmen Zugang zu Ihrer Veranstaltung beachten Sie bitte Folgendes:
Stellen Sie den Teilnehmer*innen eine Übersicht zu barrierefreier An- und Abreise, Zugang zu den Gebäuden, WCs, Hotels u.a. bereit.

Bei der Anmeldung befragen Sie die Teilnehmer*innen nach allgemeinen und individuellen Bedürfnissen und möglichen Unterstützungs- oder Übersetzungsbedarfen.

Reduzierte Gebühren z.B. für
- Studierende
- Schüler*innen
- Arbeitslose
- Senior*innen
- Young Professionals (bis 27)
 

Bewachung & Sicherheit

Auf dem Campus und am Standort Rotes Feld ist abends, nachts und am Wochenende ein externer Dienstleister als Wachdienst tätig. Am Standort Volgershall gibt es einen internen Bereitschaftsdienst.

Kontakt
In Notfällen erreichen Sie den Wachdienst unter:

Campus: Fon 04131 677-1050
Rotes Feld: Fon 04131 677-7791
Volgershall: Fon 04131 677-5591 (Bereitschaftsdienst)

Blumen

Blumen als Geschenke bzw. zu Dekozwecken sollten durch das FLP-Blumensiegel ausgezeichnet sein oder von regionalen Anbietern bezogen werden, die auf geringen Pestizidverbrauch achten. Generell ist es wünschenswert, auf Schnittblumen zu verzichten und Miet-Pflanzen in Kübeln aufzustellen.

Kleine Vasen für Stehtische können Sie beim Veranstaltungsmanagement leihen:

  • Jan Geisler

Datenschutz

Alle Hinweise und Informationen zum Datenschutz finden Sie hier, ebenso Ansprechpartner*innen falls dennoch weitere Fragen bestehen sollten.

Kontakt

Energie

Ein verantwortungsvoller Umgang mit Energie ist für eine gesunde und angenehme Arbeitsatmosphäre in den Veranstaltungsräumen sehr wichtig. An der Leuphana werden 100 % Ökostrom und 100 % regenerative Wärmeenergie genutzt.

In allen Räumen:
- 10 Minuten Stoßlüften bei geschlossenen Thermostaten
- Bei Verlassen des Raums Licht ausschalten und Fenster schließen
- Setzen Sie den Dimmer ein, der in vielen Seminarräumen installiert ist
- Elektrische Geräte, wie Beamer und Laptops, in den Pausen ausschalten

Die CO2-Ampel in den Seminarräumen zeigt an, wann gelüftet werden soll.

Präsenzmelder in den Seminarräumen - C12, C14, C16
Die Heizung und das Licht werden in diesen Seminarräumen automatisch geregelt.
- Die Präsenzmelder an den Eingängen steuern das Licht und die Heizung. Präsenzmelder freihalten (nicht mit Flipchart oder Stellwand zustellen)
- Die Heizung fährt bei geöffnetem Fenster automatisch runter
- Bei Verlassen des Seminarraums Fenster schließen, damit die Heizung heizt

Flyer Technik Zentralgebäude  zum Download

Essen und Trinken sowie Catering

Bei Veranstaltungen ist die Verpflegung besonders wichtig. Mindestens genauso wichtig ist uns eine möglichst nachhaltige Veranstaltungsdurchführung auch bei der Verpflegung zu gewährleisten. Daher beachten sie bitte folgende Punkte:

 

Speisen
- ökologisches, regionales und saisonales Angebot
- vegetarisches (und/oder veganes) Angebot

Getränke
- gesundes Lüneburger Trinkwasser; Ausleihe Wasserkaraffen s. u.
- Fairtrade Kaffee und Tee
- Bio-Milch und/oder Hafer-, Mandel oder Soja-Drink
- Saft und Limonade: Biologisch und/oder Fairtrade
- Getränke für Großveranstaltungen sollten auf Kommission bezogen werden

Materialien
- Mehrweggeschirr (Einweggeschirr ist gesetzlich verboten)
- sofern möglich keine Einweg- oder Portionsverpackungen für Getränke und Milch
- sofern möglich keine Dosen und PET-Flaschen
- sofern möglich keine Papiertischdecken
- sofern möglich keine gefärbten Servietten

Geschirr-Ausleihe
- Mensa
- AStA
- bei Ihrem Caterer
- Wasserkaraffen für Hochschulmitglieder bei Jan Geisler

Caterer
Legen Sie Bestimmungen zu Abfall sowie zur Mitnahme bzw. Weitergabe der restlichen Speisen fest und sprechen Sie diese mit dem Caterer im Vorfeld ab. So können die übrig gebliebenen Speisen von Teilnehmer*innen Ihrer Veranstaltung mitgenommen werden. Bitten Sie alternativ darum, dass Ihre studentischen Hilfskräfte die Weitergabe der Speisereste an WGs in Uni-Nähe organisieren.

Mögliche Anbieter
- Das KLIPPO, die Cafeteria im Zentralgebäude, bietet ein abwechslungsreiches, saisonales und frisches kulinarisches Angebot. Für kleine, mittlere und große Veranstaltungen geeignet; sollte möglichst zwei Monate vor der Veranstaltung angefragt werden. Kontakt: moin@deinklippo.de
- Studentenwerk Ostniedersachsen: Auf Anfrage bietet das Studentenwerk eine nachhaltige Pausenverpflegung an. Sie bieten Kaffee, Tee, Kuchen, Brötchen und Obst an. Das Geschirr ist inklusive.
Kontakt und Bestellformular: Richard Meyer

Weitere regionale Anbieter:
- Campus Lüneburg GmbH
- Da Salvo: Italienisches Essen; für kleinere und mittlere Gruppen geeignet.
- Loving Hut: Veganes Catering
- Soraya: Persische Küche; für kleine und mittlere Gruppen geeignet.
- Viscule: Warmes und besonderes Essen; für kleinere Gruppen geeignet

Formulare
Bewirtungs- und Repräsentationskosten: Link (Zugang für Hochschulangehörige im Intranet)

KLIMATELLER: Berechnung der CO2-Bilanz der Speisen (klimateller.de)

Elektro-Energieversorgung – zusätzliche elektrische Geräte

Sprechen Sie die Nutzung von zusätzlichen elektrischen Geräten und Anlagen im Vorfeld ab, die nicht zur Ausstattung des gebuchten Raums bzw. des Ortes gehören und die für Ihre Veranstaltung zusätzlich angeschlossen werden. Das können z.B. Kaffeemaschinen, Foodtrucks, Kühlschränke, Beleuchtung oder Beschallungsanlagen sein.

Erstellen Sie eine Liste der zusätzlichen elektrischen Geräte mit Gerätebezeichnung, Leistungsangaben und der gewünschten Standorte. Senden Sie diese spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung an die Betriebstechnik.

Anschluss- und Verlängerungskabel (Schuko- und CEE-Kabel) sind durch die veranstaltenden Personen zu stellen.

Formular zum Download
Liste Geräte

Kontakt
technik@leuphana.de

Finanzplanung und Kalkulation

Bei geplanten Veranstaltungen (Ta­gun­gen, Kon­gres­se etc.) ist eine Finanzplanung und Kalkulation zwin­gend not­wen­dig.
Die­se Pla­nung ist die Grund­la­ge zur steu­e­rrecht­li­chen Prüfung al­ler Ein­nah­men und die Ba­sis für die Ein­rich­tung des Ver­an­stal­tungs-Fonds.

Bit­te set­zen Sie sich da­her bei ei­ner ge­plan­ten Ver­an­stal­tung frühzei­tig mit der zuständi­gen Sa­che­ar­bei­terin der Dritt­mit­tel­ab­tei­lung, Kerstin Stolte, in Ver­bin­dung.
Reichen Sie bitte parallel dazu die ausgefüllte Planungshilfe für Veranstaltungen zur steuerlichen Prüfung bei Kerstin Lödding ein.

Weitere Ansprechpartner*innen im Bedarfsfall:

- Beschaffung und Vergabe: Alina Jacobs, Gabriele Rostek
- Kasse (z.B. Klein- und Wechselgeld): Antje Günsch

Ansprechpartner*innen und Informationen finden Sie hier.

Gebäudemanagement

Themen sind u.a. Technik, Raumvergabe, Hörsaalmanagement, Schlüsselverwaltung und Schließsysteme, Objektschutz, Gebäudereinigung, Möbel- und Materialtransporte, Winterdienst, Schadenmanagement, Hausmeisterbetreuung.

Kontakt: Gebäudemanagement

Für eine bessere Planung Ihrer Veranstaltung können Sie Pläne und Grundrisse bei Kai Schewe erfragen.

GEMA - Musiknutzung

Musiknutzung muss bei der GEMA angemeldet werden:
https://www.gema.de/musiknutzer/tarife-formulare/

 

Bei Fragen weden sie sich gerne an Jan Geisler.

Gleichstellung und Diversität

Es wird vor, während und nach der Veranstaltung auf eine geschlechtergerechte, diskriminierungsarme Sprache und Bilderwahl geachtet. Bei der Auswahl der Referent*innen wird auf Diversitätskriterien geachtet.

Kontakt

Hinweise und Beratung zu gender- und diversitätsrelevanten Aspekten:

  • Valentina Seidel, M.A.
  • Dr. Anja Thiem

Hotels und Übernachtungen

Richten Sie Hotelzimmerkontingente als Abrufkontingent ein. Dafür fragen Sie bei verschiedenen Hotels Zimmer an, weisen darauf hin, dass die Gäste Selbstzahler*innen sind und vereinbaren ein Stichwort, mit dem die Gäste Zimmer aus dem Kontingent direkt im Hotel selbstständig buchen können. Die Leuphana tritt als vermittelnde Instanz auf und bucht keine Zimmer selbst. Das Hotel legt eine Deadline fest, zu der nicht abgerufene Zimmer wieder freigegeben werden, ohne dass sie storniert werden müssen.

Nicht alle Hotels sind bereit Abrufkontingente einzurichten.

Vgl. Sie auch Barrierefeiheit

Empfohlene Hotels:
- Bergström und Altes Kaufhaus
- Best Western Plus Residenzhotel
- B&B Lüneburg
- Hotel am Bargenturm
- Seminaris
- Wyndberg

Kinderbetreuung

Vermittlung von Kinderbetreuung an Tagungen und Seminaren

Beschäftigte und Studierende können sich an den Familienservice wenden, wenn sie für ihre Tagung oder ihr Seminar eine Kinderbetreuung anbieten möchten. Wir können die Kinderbetreuung nach Bedarf organisieren. So haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Kinder mitzubringen und können sich trotzdem auf die Arbeit konzentrieren.

Informationen unter: familienservice@leuphana.de , Telefon: 04131.677-1832,-1818

Seit März 2021 besteht eine Kooperation mit der Agentur "Die Notfallmamas". Diese bieten zuverlässig qualifizierte Kinderbetreuung während Seminaren und/oder Tagungen an. Die Betreuung wird direkt bei den "Notfallmamas" gebucht und abgerechnet.

Weitere Informationen zu den "Notfallmamas" erhalten Sie hier.

Materialien, Flyer und Poster

Allgemein
- achten Sie auf recycelbare, nachfüllbare, schadstoffarme und langlebige Produkte
- Informationen, Hinweise usw. können auf der Homepage für die Teilnehmer*innen Ihrer Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden
- E-Mails mit Zusatz versenden, z. B. "think before you print", "Wirklich drucken? Sparen Sie pro Seite 250 ml Wasser, 5 g CO2, 15 g Holz und 50 Wh Strom.", "Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken.", "Bitte prüfen Sie, ob diese E-Mail ausgedruckt werden muss."

Verzicht auf
- Kugelschreiber, Bleistifte
- Schreibblöcke
- Give-aways (Taschen, Schlüsselbänder, Tassen, USB-Sticks u.a.)
- Geschenke für Referent*innen

Wenn Stifte, Schreibblöcke, Gastgeschenke oder Give-aways ausgegeben werden:
- Bereitstellung zur freien Mitnahme (außer Gastgeschenke)
- Nachhaltige Produkte (z.B. 2ndPage-Blöcke, nachhaltige Kugelschreiber, etc.): Bestellung intern für Hochschulangehörige: Tagungsmaterial
- Gastgeschenke: Merchandise-Shop, z.B. nachhaltige Blöcke und Textilien
- Leuphana-Honig kann im Studio 21 gekauft werden

Namensschilder
- Rückgabesystem oder selbstklebend

Dokumente
- Veranstaltungsunterlagen auf Recyclingpapier drucken
- Tagungsdokumentation elektronisch zur Verfügung stellen
- Notizblöcke an zentraler Stelle platzieren (nicht als Bestandteil der Veranstaltungsunterlagen)

Gestaltungsvorlagen für Poster und Flyer: Link
Zugang für Hochschulangehörige im Intranet

Möbel, Geschirr und Event Equipment

Möbel
Zusätzliche Möbel, wie Stehtische, Hocker, Garderoben, Sessel, Beistelltische, Kundenstopper etc. bestellen Sie spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung beim Hausdienst.

Kontakt
hausdienst@leuphana.de

Geschirr-Ausleihe
- Mensa
- AstA

Event Equipment
Mikrofone, Präsentationstechnik, Bühnen- und Ambientlicht sowie Videotechnik siehe
Veranstaltungstechnik

Externe Anbieter
Möbel, Event Equipment und Geschirr können Sie bei Absurt Event Verleih, Kusch, Partyrent oder Profimiet leihen.

Öffentlichkeitsarbeit

Die Universitätskommunikation bietet den Hochschulangehörigen folgenden Service und Support:
- Website
- Printerzeugnisse
- Text
- Übersetzungen
- Video
- Social Media
- Fotos
- Infoscreens
- Tagungsmaterialien
- Campusführungen

Zugang für Hochschulangehörige im Intranet: Link

Pausen und Rahmenprogramm

Gesundheit und Bewegung
Binden Sie eine Mobilzation Break (MoBe) ein. MoBe ist eine fünfminütige Bewegungspause innerhalb einer Lehrveranstaltung, eines Team-Workshops oder einer Konferenz.

Kontakt und Buchung
hss-mobe@leuphana.de

Angebot eines Spazierganges im anliegenden Wald Tiergarten, Hasenburger Bach oder auf dem Campus.

Sportliche Teambildungsmaßnahmen organisiert und begleitet der Hochschulsport für Sie und Ihr Team. Zum Beispiel geführte Kajak-, Boßel- oder Radtouren.

Kultur
- Geführte Campustouren
Kontakt: rundgang@leuphana.de
- Die Hansestadt Lüneburg bietet besondere Stadtführungen, lädt zu Museumsbesuchen ein und hat ein umfangreiches Kulturangebot.
- Die Geschichtswerkstatt Lüneburg e.V. bietet verschiedene Stadtrundgänge zu "Lüneburg während des Nationalsozialismus" an.
- Kulinarische Reiserouten Lüneburger Heide GbR bieten auf Anfrage eine nachhaltige Stadtführung Lüneburg an.

Reinigung

Sie können eine zusätzliche Reinigung vor oder eine Zwischenreinigung bei der Veranstaltung beauftragen. Ebenfalls ist eine Betreuung der WCs im Untergeschoss des Zentralgebäudes während der Veranstaltung möglich.
Kontakt

  • Elke Zinner

Schließberechtigungen

Wenden Sie sich für Schließberechtigungen an die Schlüsselverwaltung.

Kontakt
schluesselverwaltung@leuphana.de

Sicherheitdienstleister (extern)

Ob Sie einen externen Sicherheitsdienst für Ihre Veranstaltung benötigen, hängt ganz von der Art der Veranstaltung ab. Für ein Gala-Event am Abend mit Alkoholausschank und Musik, für das seperate Tickets gekauft werden müssen, ist dieser zum empfehlen. Mit dem Dienstleister sollten unbedingt vorher die Aufgaben und Zuständigkeiten geklärt werden. Gute Erfahrungen wurde mit dem Sicherheitsdienst der Benz&Beckert UG aus Hamburg oder Secu-Nord aus Lüneburg gemacht.

Veranstaltungstechnik

Der Einsatz von Veranstaltungstechnik (Mikrofone, Präsentationstechnik, Bühnen- und Ambientlicht sowie Videotechnik) sollte vorab mit Kai Schewe und dem AVM-Service (AP: Niklas Hirt, Hannes Post und Matthias Gaida) abgesprochen werden.

In einem gewissen Rahmen kann das nötige Equipment durch die Uni bereitgestellt werden. Die Betreuung der Technik während der Veranstaltung muss vorab mit den oben genannten Personen geklärt werden. Bei hohem zeitlichem Aufwand müssen externe Dienstleistende gebucht werden, bei größerem technischen Bedarf kann an einen externen Dienstleistenden vermittelt werden. Die Ausschreibung hierfür übernimmt Kai Schewe in Absprache mit dem universitärem Veranstaltungsmanagement. Er kann auch bei der Einschätzung helfen, mit welchen Mitteln die technischen Anforderungen gedeckt werden können.

Dafür gibt es an der Universität den kostenpflichtigen, studentischen Service Asta Ton&Licht oder auch Lüneburger Firmen wie Protones oder Amphire.

Vermeidung: Weniger ist mehr – Suffizienz

Ein bewusster Umgang mit unseren endlichen Ressourcen ist wichtig. Daher hat die Vermeidung eine hohe Priorität.

Einladung, Werbung und Vorbereitung
- Kommunikation per Email und Telefon
- keine Flyer, Poster, Aufkleber u.a.
- doppelseitiges Kopieren in schwarz/weiß
- Ausdrucke vermeiden

Digitale Bereitstellung vor, während und nach der Veranstaltung
- Programm
- Konferenzmappen und Tagungsunterlagen
- Nachbereitung: Vorträge, Folien, Skripte u.a.
 

Kontakt

  • Jan Geisler