Rund um die Veranstaltung

Auf dieser Seite haben wir viele Infomationen und Ansprechpartner*innen für Sie zusammengetragen. Sie sind alphabetisch geordnet und sollte viele der allgemeineren Fragen beantworten können. Falls dies mal nicht der Fall sein sollte, freuen wir uns über das Feedback am Ende der Seite unter Kontakt.

  • Abfall
  • Anfahrt und Mobilität
  • Arbeitszeit
  • Außenflächen
  • Barrierefreiheit
  • Bewachung & Sicherheit
  • Blumen
  • Datenschutz
  • Energie
  • Essen und Trinken sowie Catering
  • Elektro-Energieversorgung – zusätzliche elektrische Geräte
  • Finanzplanung und Kalkulation
  • Gebäudemanagement
  • GEMA - Musiknutzung
  • Gleichstellung und Diversität
  • Hotels und Übernachtungen
  • Kinderbetreuuung
  • Materialien, Flyer und Poster
  • Möbel, Geschirr und Event Equipment
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Pausen und Rahmenprogramm
  • Reinigung
  • Schließberechtigungen
  • Sicherheitdienstleister (extern)
  • Veranstaltungstechnik
  • Vermeidung: Weniger ist mehr – Suffizienz

Abfall

Bitte reduzieren Sie den Abfall vor, während und nach der Veranstaltung so weit wie möglich (vgl. Vermeidung). Am Ende sollte der nicht vermiedene Abfall sortiert nach Abfallart der Verwertung und Beseitigung zugeführt werden.

Verwertungs- und Trennsystem
An der Universität gibt es ein Trennsystem für Abfall:
Wohin mit dem Abfall, Zugang für Hochschulangehörige im Intranet

Bei größeren Veranstaltungen und wenn die Behälter vor Ort nicht ausreichen: Recyclinginseln beim Hausdienst bestellen und Abläufe koordinieren für Altpapier, Verpackungsabfall, Pfandflaschen, Altglas, Speisereste oder Altfett bei großen Caterings. Bestellen Sie zusätzliche Behälter 2 Wochen vor Veranstaltung beim Hausdienst.

Nicht mehr benötigtes Material an den ZWISCHENRAUM weitergeben: Servietten, Büromaterial u.a.

Formular: CHECKLISTE ABFALL

Kontakt:
hausdienst@leuphana.de

Anfahrt und Mobilität

Kommunizieren Sie die nachhaltige Anreise in den Ankündigungen zur Veranstaltung und verzichten Sie auf Inlandsflüge.

Anfahrtsbeschreibung mit dem Zug, dem Rad und dem Bus.

Angebote:
- Elektrotankstellen auf Parkplatz P2 und im Erdgeschoss des Parkhauses P3. Karten zum Laden (The New Motion): Lünestrom oder bei der Schlüsselausgabe, C10.029a, Mo - Fr, 9 bis 11 Uhr.
- Lastenrad für Hochschulangehörige: Die Ausleihe erfolgt während der Öffnungszeiten der Geräteausleihe des MIZ in C7.115.
- Stadtrad Lüneburg
- „Schöne-Radrouten"-Karte zur Universität
- Pendlerportal

Bei größeren Veranstaltungen können Sie mit dem lokalen Buslinienunternehmen KVG Stade GmbH & Co. KG über die Möglichkeit eines Shuttles z.B. zum Bahnhof sprechen.

Formular zum Download:
CO2-Bilanz Mobilität

Arbeitszeit

Eine tägliche Arbeitszeit von 10 Stunden sollte nur in absoluten Ausnahmefällen überschritten werden und kann dann maximal 12 Stunden betragen, wobei 2 Stunden davon eine Pause sein müssen. Zwischen zwei Schichten müssen 11 Stunden Ruhezeit liegen. Das gilt auch für Honorarkräfte und ist im Arbeitszeitengesetz verankert.

Link zum Arbeitszeitgesetz

Außenflächen

Zur Nutzung der Außenflächen sprechen Sie folgende Themen im Vorfeld ab:
- Feuerwehraufstellflächen, diese müssen frei bleiben
- Lage der Elektranten
- Wasseranschluss
- Schutz der Grünanlagen
- Lärm

Weitere Informationen erhalten Sie von:
Kontakt

  • Kai Schewe

Barrierefreiheit

Für einen barrierearmen Zugang zu Ihrer Veranstaltung beachten Sie bitte Folgendes:
Stellen Sie den Teilnehmer*innen eine Übersicht zu barrierefreier An- und Abreise, Zugang zu den Gebäuden, WCs, Hotels u.a. bereit.

Bei Anmeldung befragen Sie die Teilnehmer*innen nach allgemeinen und individuellen Bedürfnissen und möglichen Unterstützungs- oder Übersetzungsbedarfen.

Reduzierte Gebühren z.B. für
- Studierende
- Schüler*innen
- Arbeitslose
- Senior*innen
- Young Professionals (bis 27)
 

Bewachung & Sicherheit

Auf dem Campus und am Standort Rotes Feld ist abends, nachts und am Wochenende ein externer Dienstleister als Wachdienst tätig. Am Standort Volgershall gibt es einen internen Bereitschaftsdienst.

Kontakt
In Notfällen erreichen Sie den Wachdienst unter:

Campus: Fon 04131 677-1050
Rotes Feld: Fon 04131 677-7791
Volgershall: Fon 04131 677-5591 (Bereitschaftsdienst)

Blumen

Blumen als Geschenke bzw. zu Dekozwecken sollten das FLP-Blumensigel enthalten oder von regionalen Anbietern bezogen werden, die auf geringen Pestizidverbrauch achten. Generell ist es wünschenswert, auf Schnittblumen zu verzichten und Miet-Pflanzen in Kübeln aufzustellen.

Kleine Vasen für Stehtische können Sie beim Veranstaltungsmanagement leihen:
Kontakt

    Datenschutz

    Alle Hinweise und Informationen zum Datenschutz finden Sie hier, ebenso Ansprechpartner*innen falls dennoch weitere Fragen bestehen sollten.
    Kontakt

    Beauftragter für Datenschutz

    • Thies Ove Zengel

    Energie

    Ein verantwortungsvoller Umgang mit Energie ist für eine gesunde und angenehme Arbeitsatmosphäre in den Veranstaltungsräumen sehr wichtig. An der Leuphana werden 100 % Ökostrom und 100 % regenerative Wärmeenergie genutzt.

    In allen Räumen:
    - 10 Minuten Stoßlüften bei geschlossenen Thermostaten
    - Bei Verlassen des Raums Licht ausschalten und Fenster schließen
    - Setzen Sie den Dimmer ein, der in vielen Seminarräumen installiert ist
    - Elektrische Geräte, wie Beamer und Laptops, in den Pausen ausschalten

    Die CO2-Ampel in den Seminarräumen zeigt an, wann gelüftet werden soll.

    Präsenzmelder in den Seminarräumen - C12, C14, C16
    Die Heizung und das Licht werden in diesen Seminarräumen automatisch geregelt.
    - Die Präsenzmelder an den Eingängen steuern das Licht und die Heizung.Präsenzmelder freihalten (nicht mit Flipchart oder Stellwand zustellen)
    - Die Heizung fährt bei geöffnetem Fenster automatisch runter
    - Bei Verlassen des Seminarraums Fenster schließen, damit die Heizung heizt

    Flyer Technik Zentralgebäude  zum Download

    Essen und Trinken sowie Catering

    Speisen
    - ökologisch, regionales und saisonales Angebot
    - vegetarisches (und/oder veganes) Angebot

    Getränke
    - gesundes Lüneburger Trinkwasser; Ausleihe Wasserkaraffen s. u.
    - Fairtrade Kaffee und Tee
    - Bio-Milch und/oder Hafer-, Mandel oder Soja-Drink
    - Saft und Limonade: Biologisch und/oder Fairtrade
    - Getränke für Großveranstaltungen sollten auf Kommission bezogen werden

    Materialien
    - Mehrweggeschirr (Einweggeschirr ist gesetzlich verboten)
    - keine Einweg- oder Portionsverpackungen für Getränke und Milch
    - keine Dosen und PET-Flaschen
    - keine Papiertischdecken
    - keine gefärbten Servietten

    Geschirr-Ausleihe
    - Mensa
    - AStA
    - bei Ihrem Caterer
    - Wasserkaraffen für Hochschulmitglieder bei Karlene Spiegel

    Caterer
    Legen Sie Bestimmungen zu Abfall sowie zur Mitnahme bzw. Weitergabe der restlichen Speisen fest und sprechen Sie diese mit dem dem Caterer im Vorfeld ab. So könnten die übrig gebliebenen Speisen die Teilnehmer*innen mitnehmen oder ihre studentischen Hilfskräfte organisieren die Weitergabe an WGs in Uni-Nähe.

    Mögliche Anbieter
    - Studentenwerk Ostniedersachsen: Auf Anfrage bietet das Studentenwerk ein nachhaltiges Catering an. Sie bieten auch Kaffee, Tee, Kuchen, Brötchen und Obst an. Das Geschirr ist inklusive.
    Kontakt und Bestellformular: Richard Meyer
    - Neue Arbeit Lüneburg Gastro bietet Menschen mit sozialen Problemen eine Beschäftigung und liefert ein Catering aus ökologischen Produkten. Für größere Veranstaltungen geeignet; sollte möglichst 2 Monate vor der Veranstaltung angefragt werden.
    Kontakt: gastro@neue-arbeit-lueneburg.de
    - Loving Hut: Veganes Catering
    - Brot Cuisine: Häppchen und Fingerfood; für kleinere Gruppen geeignet
    - Schröders Garten
    - Campus Lüneburg GmbH
    - Viscule: Warmes und besonderes Essen; für kleinere Gruppen geeignet

    Formulare
    Bewirtungs- und Repräsentationskosten: Link(Zugang für Hochschulangehörige im Intranet)

    KLIMATELLER: Berechnung der CO2-Bilanz der Speisen (klimateller.de)

    Elektro-Energieversorgung – zusätzliche elektrische Geräte

    Sprechen Sie die Nutzung von zusätzlichen elektrischen Geräten und Anlagen im Vorfeld ab, die nicht zur Ausstattung des gebuchten Raums bzw. des Ortes gehören und die für Ihre Veranstaltung zusätzlich angeschlossen werden. Das können z.B. Kaffeemaschinen, Foodtrucks, Kühlschränke, Beleuchtung oder Beschallungsanlagen sein.

    Erstellen Sie eine Liste der zusätzlichen elektrischen Geräte mit Gerätebezeichnung, Leistungsangaben und der gewünschten Standorte. Senden Sie diese spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung an die Betriebstechnik.

    Anschluss- und Verlängerungskabel (Schuko- und CEE-Kabel) sind durch den Veranstalter zu stellen.

    Formular zum Download
    Liste Geräte

    Kontakt
    technik@leuphana.de

    Finanzplanung und Kalkulation

    Bei geplanten Veranstaltungen (Ta­gun­gen, Kon­gres­se etc.) ist eine Finanzplanung und Kalkulation zwin­gend not­wen­dig.
    Die­se Pla­nung ist die Grund­la­ge zur steu­e­recht­li­chen Prüfung al­ler Ein­nah­men und die Ba­sis für die Ein­rich­tung des Ver­an­stal­tungs-Fonds.

    Bit­te set­zen Sie sich da­her bei ei­ner ge­plan­ten Ver­an­stal­tung frühzei­tig mit dem zuständi­gen Sa­che­ar­bei­ter der Dritt­mit­tel­ab­tei­lung, Kerstin Stolte, in Ver­bin­dung.
    Reichen Sie bitte parallel dazu die ausgefüllte Planungshilfe für Veranstaltungen zur steuerlichen Prüfung bei Kerstin Lödding ein.

    Weitere Ansprechpartner*innen im Bedarfsfall:

    - Beschaffung und Vergabe: Michelle Cohrs, Gabriele Rostek
    - Kasse (z.B. Klein- und Wechselgeld): Antje Günsch

    Ansprechpartner*innen und Informationen finden Sie hier.

    Für größere Mengen Wechselgeld können Sie die Sparkasse anfragen, hier kommen aber Gebühren für Münzrollen auf Sie zu.

    Gebäudemanagement

    Themen sind u.a. Technik, Raumvergabe, Hörsaalmanagement, Schlüsselverwaltung und Schließsysteme, Objektschutz, Gebäudereinigung, Möbel- und Materialtransporte, Winterdienst, Schadenmanagement, Hausmeisterbetreuung.

    Kontakt: Gebäudemanagement

    Für eine bessere Planung Ihrer Veranstaltung können Sie Pläne und Grundrisse erfragen.
    Kontakt

    • Kai Schewe

    GEMA - Musiknutzung

    Musiknutzung muss bei der GEMA angemeldet werden:
    https://www.gema.de/musiknutzer/tarife-formulare/

    Gleichstellung und Diversität

    Es wird vor, während und nach der Veranstaltung auf eine geschlechtergerechte, diskriminierungsarme Sprache und Bilderwahl geachtet. Bei der Auswahl der Referent*innen wird auf Diversitätskriterien geachtet.

    Kontakt
    Hinweise und Beratung zu gender- und diversitätsrelevanten Aspekten:

    • Valentina Seidel, M.A.
    • Dr. Anja Thiem

    Hotels und Übernachtungen

    Richten Sie Hotelzimmerkontingente als Abrufkontingent ein. Dafür fragen Sie bei verschiedenen Hotels Zimmer an, weisen darauf hin, dass die Gäste Selbstzahler*innen sind und vereinbaren ein Stichwort, mit dem die Gäste Zimmer aus dem Kontingent direkt im Hotel selbstständig buchen können. Die Leuphana tritt als Vermittler auf und bucht keine Zimmer selbst. Das Hotel legt eine Deadline fest, zu der nicht abgerufene Zimmer wieder freigegeben werden, ohne dass sie storniert werden müssen.

    Nicht alle Hotels sind bereit Abrufkontingente einzurichten.

    Vgl. Sie auch Barrierefeiheit

    Empfohlene Hotels:
    - Seminaris
    - B&B Lüneburg
    - Bergström und Altes Kaufhaus
    - Hotel am Bargenturm
    - Best Western Plus Residenzhotel
    - Comfort Hotel Lüneburg

    Kinderbetreuuung

    Vermittlung von Kinderbetreuung an Tagungen und Seminaren

    Beschäftigte und Studierende können sich an den Familienservice wenden, wenn sie für ihre Tagung oder ihr Seminar eine Kinderbetreuung anbieten möchten. Wir können die Kinderbetreuung nach Bedarf organisieren. So haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Kinder mitzubringen und können sich trotzdem auf die Arbeit konzentrieren.

    Informationen unter: familienservice@leuphana.de , Telefon: 04131.677-1832,-1818

    Seit März 2021 besteht eine Kooperation mit der Agentur "Die Notfallmamas". Diese bieten zuverlässig qualifizierte Kinderbetreuung während Seminaren und/oder Tagungen an. Die Betreuung wird direkt bei den "Notfallmamas" gebucht und abgerechnet.

    Weitere Informationen zu den "Notfallmamas" erhalten Sie hier.

    Materialien, Flyer und Poster

    Allgemein
    - achten Sie auf recycelbare, nachfüllbare, schadstoffarme und langlebige Produkte
    - Informationen, Hinweise usw. können auf der Homepage für die Teilnehmer*innen Ihrer Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden
    - E-Mails mit Zusatz versenden, z. B. "think before you print", "Wirklich drucken? Sparen Sie pro Seite 250 ml Wasser, 5 g CO2, 15 g Holz und 50 Wh Strom.", "Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken.", "Bitte prüfen Sie, ob diese E-Mail ausgedruckt werden muss."

    Verzicht auf
    - Kugelschreiber, Bleistifte
    - Schreibblöcke
    - Give-aways (Taschen, Schlüsselbänder, Tassen, USB-Sticks u.a.)
    - Geschenke für Referent*innen

    Wenn Stifte, Schreibblöcke, Gastgeschenke oder Give-aways ausgegeben werden:
    - Bereitstellung zur freien Mitnahme (außer Gastgeschenke)
    - Nachhaltige Produkte (z.B. 2ndPage-Blöcke, nachhaltige Kugelschreiber, etc.): Bestellung intern für Hochschulangehörige: Tagungsmaterial
    - Gastgeschenke: Merchandise-Shop, z.B. nachhaltige Blöcke und Textilien
    - Leuphana-Honig kann im Studio 21 gekauft werden

    Namensschilder
    - Rückgabesystem oder selbstklebend

    Dokumente
    - Veranstaltungsunterlagen auf Recyclingpapier drucken
    - Tagungsdokumentation elektronisch zur Verfügung stellen
    - Notizblöcke an zentraler Stelle platzieren (nicht als Bestandteil der Veranstaltungsunterlagen)

    Gestaltungsvorlagen für Poster und Flyer: Link
    Zugang für Hochschulangehörige im Intranet

    Möbel, Geschirr und Event Equipment

    Möbel
    Zusätzliche Möbel, wie Stehtische, Hocker, Garderoben, Sessel, Beistelltische, Kundenstopper etc. bestellen Sie spätestens 2 Wochen vor Veranstaltung beim Hausdienst.

    Formular zum Download
    Bestellung Möbel

    Kontakt
    hausdienst@leuphana.de

    Geschirr-Ausleihe
    - Mensa
    - AstA

    Event Equipment
    Mikrofone, Präsentationstechnik, Bühnen- und Ambientlicht sowie Videotechnik siehe
    Veranstaltungstechnik

    Externe Anbieter
    Möbel, Event Equipment und Geschirr können Sie bei Partyrent, Kusch oder Profimie leihen.

    Öffentlichkeitsarbeit

    Die Universitätskommunikation bietet den Hochschulangehörigen folgenden Service und Support:
    - Website
    - Printerzeugnisse
    - Text
    - Übersetzungen
    - Video
    - Social Media
    - Fotos
    - Infoscreens
    - Tagungsmaterialien
    - Campusführungen

    Zugang für Hochschulangehörige im Intranet: Link

    Pausen und Rahmenprogramm

    Gesundheit und Bewegung
    Binden Sie eine Mobilzation Break (MoBe) ein. MoBe ist eine fünfminütige Bewegungspause innerhalb einer Lehrveranstaltung, eines Team-Workshops oder einer Konferenz.

    Kontakt und Buchung
    hss-mobe@leuphana.de

    Angebot eines Spazierganges im anliegenden Wald Tiergarten, Hasenburger Bach oder auf dem Campus.

    Sportliche Teambildungsmaßnahmen organisiert und begleitet der Hochschulsport für Sie und Ihr Team. Zum Beispiel geführte Kajak-, Boßel- oder Radtouren.

    Kultur
    - Geführte Campustouren
    Kontakt:rundgang@leuphana.de
    - Die Hansestadt Lüneburg bietet besondere Stadtführungen, lädt zu Museumsbesuchen ein und hat ein umfangreiches Kulturangebot.
    - Die Geschichtswerkstatt Lüneburg e.V. bietet verschiedene Stadtrundgänge zu "Lüneburg während des Nationalsozialismus" an.
    - Kulinarische Reiserouten Lüneburger Heide GbR bieten auf Anfrage eine nachhaltige Stadtführung Lüneburg an.

    Reinigung

    Sie können eine zusätzliche Reinigung vor oder eine Zwischenreinigung bei der Veranstaltung beauftragen. Ebenfalls ist eine Betreuung der WCs im Untergeschoss des Zentralgebäudes während der Veranstaltung möglich.
    Kontakt

    • Christoph Seidel
    • Elke Zinner

    Schließberechtigungen

    Wenden Sie sich für Schließberechtigungen an die Schlüsselverwaltung.

    Kontakt
    schluesselverwaltung@leuphana.de

    Sicherheitdienstleister (extern)

    Ob Sie einen externen Sicherheitsdienst für Ihre Veranstaltung benötigen, hängt ganz von der Art der Veranstaltung ab. Für ein Gala-Event am Abend mit Alkoholausschank und Musik, für das seperate Tickets gekauft werden müssen, ist dieser zum empfehlen. Mit dem Dienstleister sollten unbedingt vorher die Aufgaben und Zuständigkeiten geklärt werden. Gute Erfahrungen wurde mit dem Sicherheitsdienst der Benz&Beckert UG aus Hamburg gemacht.

    Veranstaltungstechnik

    Der Einsatz von Veranstaltungstechnik (Mikrofone, Präsentationstechnik, Bühnen- und Ambientlicht sowie Videotechnik) sollte vorab mit Kai Schewe und dem AVM-Service (AP: Niklas Hirt, Hannes Post und Matthias Gaida) abgesprochen werden.

    In einem gewissen Rahmen kann das nötige Equipment durch die Uni bereitgestellt werden. Die Betreuung der Technik während der Veranstaltung muss vorab mit den oben genannten Personen geklärt werden. Bei hohem zeitlichem Aufwand müssen externe Dienstleiter gebucht werden, bei größerem, technischen Bedarf kann an einen externen Dienstleister vermittelt werden. Die Ausschreibung hierfür übernimmt Kai Schewe in Absprache mit dem universitärem Veranstaltungsmanagement. Er kann auch bei der Einschätzung helfen, mit welchen Mitteln die technischen Anforderungen gedeckt werden können.

    Dafür gibt es an der Universität den kostenpflichtigen, studentischen Service Asta Ton&Licht oder auch Lüneburger Firmen wie Protones oder Amphire.

    Vermeidung: Weniger ist mehr – Suffizienz

    Ein bewusster Umgang mit unseren endlichen Ressourcen ist wichtig. Daher hat die Vermeidung eine hohe Priorität.

    Einladung, Werbung und Vorbereitung
    - Kommunikation per Email und Telefon
    - keine Flyer, Poster, Aufkleber u.a.
    - doppelseitiges Kopieren in schwarz/weiß
    - Ausdrucke vermeiden

    Digitale Bereitstellung vor, während und nach der Veranstaltung
    - Programm
    - Konferenzmappen und Tagungsunterlagen
    - Nachbereitung: Vorträge, Folien, Skripte u.a.

    Verzicht auf:
    - Kugelschreiber, Bleistifte, Schreibblöcke
    - Flyer, Poster, Aufkleber
    - Give-aways (Taschen, Schlüsselbänder, Tassen, USB-Sticks u.a.)
    - Geschenke für Referent*innen

    Wenn Stifte, Schreibblöcke, Gastgeschenke oder Give-aways ausgegeben werden:
    - Bereitstellung zur freien Mitnahme (außer Gastgeschenke)
    - Nachhaltige Produkte (z.B. 2ndPage-Blöcke, nachhaltige Kugelschreiber, etc.): Bestellung intern für Hochschulangehörige: Tagungsmaterial, Zugang für Hochschulangehörige im Intranet
    - Gastgeschenke: Merchandise-Shop, z.B. nachhaltige Blöcke und Textilien
    - Leuphana-Honig kann im Studio 21 gekauft werden

    Namensschilder
    - Rückgabesystem oder selbstklebend
     

    Kontakt