Einführung des Campus Management Systems HISinOne

Aus dem MIZ-Journal Oktober 2017

Das Campus Management im MIZ betreibt die IT-Systeme, die für die Verwaltung von Studium und Lehre im weiteren Sinne eingesetzt werden. Im Zentrum stehen dabei diese Hauptprozesse:

• Bewerbungs- und Zulassungsverfahren
• Studierendenverwaltung inkl. Gebührenmanagement
• Prüfungsverwaltung
• Lehrveranstaltungsmanagement
• Unterstützung der Lehre

Warum ein neues Campus Management System?

Diese Software-Module (Module der sog. GX-Generation), werden zwar noch von der HIS eG unterstützt und bei neuen rechtlichen Anforderungen auch weiterentwickelt, sind aber technisch bereits seit Jahren veraltet und müssen auf absehbare Zeit abgelöst werden. Die HIS eG selbst und auch einige weitere Software-Unternehmen bieten inzwischen aktuellere Systeme an, deren gemeinsames Merkmal es ist, dass alle geschilderten Prozesse integriert in einer Software, auf einer Datenbasis mit einem Rollen-/Rechte-Konzept und einem integrierten Interface abgebildet werden. Die Integration der Systeme (insbesondere im Bereich Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement) stellt für die Leuphana eine wertvolle Weiterentwicklung dar, weil derzeit erhebliche Aufwände getrieben werden müssen, um die Schnittstellen zu pflegen und die Konsistenz der Daten zu wahren. Darüber hinaus verspricht die Integration der Systeme auch eine Verbesserung der Servicequalität, z.B. für Studierende, die sich derzeit noch über zwei verschiedene Portal zu Prüfungen und Lehrveranstaltungen anmelden müssen. 

Was bedeutet die Einführung eines neuen CMS?

Die Einführung eines Campus Management Systems ist auch, aber nicht in erster Linie ein technisches Projekt. Die Einführung eines neuen CMS berührt nahezu alle Arbeitsbereiche und Arbeitsplätze der Leuphana Universität und hat auch Folgen für die Organisation der Prozesse und der administrativen Tätigkeiten. Das Projekt benötigt daher auch eine intensive Begleitung aus der Perspektive der Organisations- und Personalentwicklung.

Das Campus Management hat gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen im Studierendenservice, in den Fakultäten und Schools in den letzten Jahren bereits vergleichsweise günstige Bedingungen für die Einführung eines neuen Campus Management Systems geschaffen, indem viele Verwaltungsstrukturen zentralisiert und Prozesse homogenisiert wurden. Dies sind enorm wichtige Faktoren für ein erfolgreiches Projekt, so dass die Hochschule nach unserer Einschätzung grundsätzlich gut für eine CMS-Einführung aufgestellt ist. Es gibt viele weitere Faktoren, die den Erfolg eines solchen Projektes bedingen und beeinflussen: Projektplanung, Prozessanalyse, Governance-Strukturen... Einer der wichtigsten Faktoren ist allerdings die Beteiligung und das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen betroffenen Organisationseinheiten. Für den Erfolg des Projektes wird es von größter Wichtigkeit sein, dass die betroffenen Personen mitmachen, den Veränderungen positiv und wohlwollend begegnen und verstehen, warum diese Veränderungen stattfinden. Daher setzten wir bereits seit Beginn des gesamten Prozesses im Jahr 2011 auf eine breite Beteiligung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den betroffenen Bereichen. Bei Fragen, Hinweisen oder anderen Anliegen freuen wir uns daher, wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen.

Wir befinden uns bereits seit 2011 in einem Prozess, in dem wir die am Markt befindlichen Systeme und die Einführungsprojekte an anderen Hochschulen intensiv beobachten. An diesem Prozess sind und waren von Beginn an Vertreter*innen aus allen betroffenen Bereichen und Einrichtungen der Hochschule vertreten (Schools, Fakultäten, Studierendenservice, Gebäudemanagement, Team Q, Personalrat, AStA...). Bei der Evaluation zeigte sich ein relativ homogenes Leistungsbild der betrachteten Systeme, aber es wurde offenbar, dass die Systeme insgesamt noch nicht den erforderlichen Reifegrad hatten, so dass auch das Präsidium sich 2014 vorerst gegen die Einführung eines neuen Systems entschieden hat.

2016 hatte sich der Druck durch die genannten Notwendigkeiten so verstärkt, dass ein Update der Analysen vorgenommen wurde und in einem erneuten Workshop gezielt das HISinOne-System betrachtet wurde, mit besonderen Augenmerk auf jene Funktionsbereiche, die noch 2013 als problematisch erkannt wurden.

Der Grund für die Einschränkung auf HISinOne zu diesem Zeitpunkt hat seine Ursache in der Rechtform der Genossenschaft der HIS. Als "Selbstversorgungseinrichtung" der Hochschulen, getragen durch die Hochschulen, ist die HIS eG kein Teilnehmer des freien Marktes. Daher muss bei einer Entscheidung für HISinOne keine Ausschreibung vorgenommen werden, so dass die erheblichen Aufwände einer europaweiten Ausschreibung vermieden werden können. Anders herum hätte sich die Genossenschaft nicht auf eine Ausschreibung eines Campus Management bewerben können. Daher sollte zunächst die Prüfung einer Entscheidung für oder gegen HISinOne erfolgen, bevor ggf. die Ausschreibung eines Campus Management System vorgenommen werden sollte. Darüber hinaus bestand aus dem bisherigen Prozess die Erkenntnis, dass HISinOne keine großen Vor- aber auch keine wesentlichen Nachteile gegenüber den anderen evaluierten System bietet.

In der erneuten Evaluation hat sich gezeigt, dass das HISinOne-System erhebliche Verbesserungen erzielt hat, so dass die Arbeitsgruppe einstimmig entschieden hat, dem Präsidium aus fachlicher Sicht nun die Einführung von HISinOne zu empfehlen

Unabhängig von der Entscheidung für HISinOne führt das Campus Management bereits seit April 2017 das HIS-Modul APP ein, das zur Unterstützung des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens dient und die Leuphana Universität anschlussfähig an das sog. Dialogorientierte Serviceverfahren macht. In diesem Verfahren werden die Bewerbungsverfahren aller teilnehmenden Hochschulen miteinander koordiniert, so dass Mehrfachbewerbungen abgeglichen und im Bewerbungsprozess so verarbeitet werden können, dass die Nachrückverfahren deutlich schneller und effektiver durchgeführt werden können. Das APP-Modul ist nahtlos in das HISinOne-System integrierbar. Auch dieser Umstand spricht für die Einführung von HISinOne.

Das Präsidium ist dieser Empfehlung insofern gefolgt, als das das MIZ im September ein Vorprojekt zur Einführung von HISinOne beauftragen konnte. Das Vorprojekt bedeutet noch nicht zwingend, dass HISinOne eingeführt wird. Ziel des Vorprojektes ist zunächst die Entwicklung eines Zeit- und Kostenplanes auf Basis der detaillierten Analyse der Prozesse und Anforderungen der Leuphana.

Die externen Aufwände für das Vorprojekt belaufen sich auf ca. 35 Personentage, intern wird ca. der zwei bis dreifache Aufwand anfallen, verteilt über alle beteiligten Bereiche und Akteure und über einen Projektzeitraum von einem knappen Jahr. Das Projekt wird Anfang 2018 starten. Wenn das Präsidium dem im Vorprojekt entwickelten Zeit- und Kostenplan zustimmt, werden wir voraussichtlich 2019 mit der Einführung von HISinOne beginnen können.

Die Einführung eines Campus Management Systems ist auch, aber nicht in erster Linie ein technisches Projekt. Die Einführung eines neuen CMS berührt nahezu alle Arbeitsbereiche und Arbeitsplätze der Leuphana Universität und hat auch Folgen für die Organisation der Prozesse und der administrativen Tätigkeiten. Das Projekt benötigt daher auch eine intensive Begleitung aus der Perspektive der Organisations- und Personalentwicklung.

Das Campus Management hat gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen im Studierendenservice, in den Fakultäten und Schools in den letzten Jahren bereits vergleichsweise günstige Bedingungen für die Einführung eines neuen Campus Management Systems geschaffen, indem viele Verwaltungsstrukturen zentralisiert und Prozesse homogenisiert wurden. Dies sind enorm wichtige Faktoren für ein erfolgreiches Projekt, so dass die Hochschule nach unserer Einschätzung grundsätzlich gut für eine CMS-Einführung aufgestellt ist. Es gibt viele weitere Faktoren, die den Erfolg eines solchen Projektes bedingen und beeinflussen: Projektplanung, Prozessanalyse, Governance-Strukturen... Einer der wichtigsten Faktoren ist allerdings die Beteiligung und das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen betroffenen Organisationseinheiten. Für den Erfolg des Projektes wird es von größter Wichtigkeit sein, dass die betroffenen Personen mitmachen, den Veränderungen positiv und wohlwollend begegnen und verstehen, warum diese Veränderungen stattfinden. Daher setzten wir bereits seit Beginn des gesamten Prozesses im Jahr 2011 auf eine breite Beteiligung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den betroffenen Bereichen. Bei Fragen, Hinweisen oder anderen Anliegen freuen wir uns daher, wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen.

myStudy

Das Lehrveranstaltungsmanagement erfolgt seit inzwischen 16 Jahren mit myStudy, einer Software, die von der Abteilung Campus Management eigenständig entwickelt und an die sich verändernden Bedarfe angepasst wird. Alle anderen genannten Aufgaben werden mit Softwaremodulen der HIS eG bearbeitet, einer Genossenschaft, der neben der Uni Lüneburg noch über 200 weitere deutsche Hochschulen angehören und die Software für die Hochschulen entwickelt.