Aktuelle Hinweise (17. März) zu den Informationen für Beschäftigte

17.03.2020 Liebe Kolleg*innen, auch vor dem Hintergrund der erst gestern von Bund und Ländern erlassenen Maßnahmen zur Einschränkung des öffentlichen Lebens sind wir alle unter dem Motto „Leuphana Virtuell“ dazu aufgerufen, Universität neu zu denken, uns virtuell neu zu organisieren, neue Routinen und Prozesse zu entwickeln. Kurz: Es geht jetzt darum, unsere Zusammenarbeit für einige Zeit so zu organisieren, dass wir die nun notwendige räumliche Distanz gewährleisten, uns inhaltlich aber umso enger verbinden, uns persönlich vernetzen und unseren Zusammenhalt virtuell stärken. Nachdem sich die Ausbreitung des Coronavirus SARS-CoV-2 weiterhin sehr dynamisch entwickelt, möchten wir Sie im Folgenden erneut über den aktuellen Stand aus Sicht der Universitätsleitung informieren. Die Universitätsleitung stimmt sich dabei weiterhin eng mit den Gesundheitsbehörden, mit der Landesregierung und auch mit den anderen niedersächsischen Universitäten und Hochschulen ab.

Abstands- und Hygieneregeln

Das Präsidium fordert alle Universitätsmitglieder eindringlich auf, die durch das Robert-Koch-Institut kommunizierten Abstandsregeln, die weiteren Empfehlungen der Gesundheitsbehörden und die Erlasse von Bundesregierung und Landesregierung zur "sozialen Distanzierung“ streng einzuhalten. Zu den Empfehlungen gehören u.a. ein Mindestabstand von 2 Metern zu anderen Personen, das regelmäßige (Stoß-) Lüften von Räumen im Abstand von mindestens 30min und das Vermeiden von Treffen in Gruppen (insbesondere in geschlossenen Räumen). Diese Regeln gelten insbesondere auch beim Besuch von Mensa oder Restaurants. Bitte halten Sie den Abstand zu anderen Personen zu Ihrem eigenen Schutz wie auch zum Schutz von anderen auch bei Treffen im Freien ein.

Arbeitsorganisation und Besprechungen

Auf den Corona-Informationsseiten der Universität (www.leuphana.de/portale/coronavirus/coronavirus) finden Sie seit gestern erste Informationsseiten zum ortsunabhängigen Arbeiten, Lehren, Forschen und Studieren. Bitte richten Sie die notwendigen technischen Tools ein, um mobil von zu Hause aus arbeiten zu können. Lehrende finden außerdem erste Hinweise zu technischen und didaktischen Möglichkeiten der Organisation der Lehre. Wir werden unsere Lehrenden darüber hinaus in Kürze mit separaten Informationsschreiben noch ausführlicher informieren.
Bitte führen Sie keine persönlichen Besprechungen an der Universität mehr durch. Bitte nutzen Sie für Besprechungen mit mehreren Personen ausschließlich Telefon oder digitale Räume (Videokonferenzen, Telefonkonferenzen). Erste Informationen zu technischen Möglichkeiten finden Sie ebenfalls im Internet unter www.leuphana.de/portale/coronavirus/coronavirus/ortsunabhaengig-arbeiten. Wir werden die Informationen und Möglichkeiten laufend ergänzen. Bitte nutzen Sie darüber hinaus zur Entlastung der Netze auch individuell die Möglichkeiten ihrer Telefone am Arbeitsplatz oder ihrer Mobiltelefone, mit denen in der Regel ebenfalls Konferenzschaltungen mehrerer Teilnehmer möglich sind.

Besonders gefährdete Personengruppen

Falls Sie aufgrund von Vorerkrankungen oder besonderen gesundheitlichen Einschränkungen von einer möglichen Infektion mit dem Coronavirus besonders gefährdet sein sollten, lassen Sie sich bitte ärztlich beraten. Bei entsprechender ärztlicher Empfehlung kommen Sie bitte in keinem Fall an die Universität. Bitte bleiben Sie zu Hause und vereinbaren mit Ihren Vorgesetzten nach Möglichkeit mobiles Arbeiten von zu Hause aus.

Dienstreisen

Das Auswärtige Amt hat heute eine weltweite Reisewarnung vor nicht notwendigen, touristischen Reisen ins Ausland ausgesprochen. Vor diesem Hintergrund verändert das Präsidium die bisherigen Regeln auch für Dienstreisen: Für die Leuphana Universität Lüneburg sind derzeit bis auf weiteres auch alle Dienstreisen ins Ausland untersagt. Bereits ausgesprochene Dienstreisegenehmigungen sind hiermit widerrufen. Dringende und unaufschiebbare Dienstreisen ins Ausland bleiben zwar grundsätzlich möglich, benötigen aber derzeit eine ausdrückliche Genehmigung durch das Präsidium. Die Erstattung von bereits angefallenen, nicht mehr stornierbaren Ausgaben durch die Universität bleibt weiter möglich.

Home-Office

Das Präsidium bittet alle Abteilungen und Einrichtungen der Universität, den auf dem Campus zwingend notwendigen Betrieb der Universität durch die dafür benötigte persönliche Anwesenheit sicherzustellen. Jenseits dieses Betriebs sind alle Beschäftigten gebeten, ihre Arbeit – soweit die technischen und inhaltlichen Voraussetzungen vorliegen – bis auf weiteres möglichst von zu Hause aus zu organisieren. Die Leitungen der Abteilungen und Einrichtungen der Universität sind gebeten, für ihre Bereiche jeweils entsprechende Einsatzpläne zu entwickeln, in denen für alle Beschäftigten jeweils die Zeiten der persönlichen Anwesenheit auf dem Campus und die Zeiten der mobilen Arbeit von zu Hause aus inkl. der Kontaktmöglichkeiten festgelegt werden. Bitte informieren Sie bei Bedarf über die getroffenen Regelungen zur Erreichbarkeit Ihrer Abteilung oder Einrichtung auf den Seiten Ihres jeweiligen Bereiches im Inter- und Intranet.

Krankheitsfälle

Bisher sind an der Leuphana keine Erkrankungen von Beschäftigten oder Studierenden mit dem Coronavirus bekannt geworden. Allerdings stehen verschiedene Kolleg*innen zwischenzeitlich aufgrund von Anordnungen des Gesundheitsamts unter Quarantäne, insbesondere aufgrund der bekannt gewordenen Infektion am Lüneburger Johanneum. Weitere Kolleg*innen und Studierende haben sich in häusliche Isolation begeben, weil sie sich erst kürzlich in vom Robert-Koch-Institut ausgewiesenen Risikogebieten aufgehalten haben. Sollten Sie selbst betroffen sein, gilt weiterhin: Bitte melden Sie sich beim Bereich Arbeitssicherheit. Der Bereich steht auch für sonstige Fragen zum Gesundheitsschutz zur Verfügung (arbeitssicherheit@leuphana.de).

Kulturelle Gestaltung der virtuellen Zusammenarbeit

Auf den im Internet unter www.leuphana.de/portale/coronavirus/coronavirus/ortsunabhaengig-arbeiten veröffentlichten Seiten finden Sie auch einen Abschnitt „Kulturelle Hinweise zur virtuellen Zusammenarbeit“. Diese Hinweise wurden von den Kolleg*innen im Bereich Personal- und Organisationsentwicklung zusammengestellt und sollen uns allen helfen, uns auf die neuen Formate der Zusammenarbeit so einzustellen, dass trotz räumlicher Distanz der Zusammenhalt untereinander, der persönliche Kontakt und die gemeinsame Orientierung gestärkt werden können.

Nutzung von Büroräumen der Universität

Alle Vorgesetzten sind gebeten, die Nutzung von Büros durch geeignete Regelungen zum mobilen Arbeiten von zu Hause aus bzw. alternierender Telearbeit (Home Office, siehe oben) so zu organisieren, dass Büroräume der Universität nach Möglichkeit von nicht mehr als einer Person zur gleichen Zeit genutzt werden. Sollte dies organisatorisch nicht möglich sein, sind alle Kolleg*innen gebeten, einen Mindestabstand von zwei Metern, also gut eine Schreibtischlänge, zu anderen Beschäftigten einzuhalten. Bitte stellen Sie außerdem sicher, dass Arbeitsmittel (z.B. Stifte oder Tastaturen) nach Möglichkeit nicht von mehreren Personen genutzt werden. Bitte beschaffen Sie fehlende Arbeitsmittel bei Bedarf zusätzlich. Sollte eine geteilte Nutzung von Arbeitsmitteln unvermeidlich sein, können Sie Einweghandschuhe nutzen, die Sie vom Bereich Arbeitssicherheit beziehen können (arbeitssicherheit@leuphana.de).

Öffentlicher Nahverkehr

Das Präsidium empfiehlt allen Beschäftigten – auch jenseits des Wegs zur Universität – Verkehrsmittel des öffentlichen Nahverkehrs zu meiden. Bitte nutzen Sie alternativ Ihr Auto, Ihr Fahrrad oder gehen zu Fuß. Wenn Sie außerhalb Lüneburgs wohnen und kein Auto haben, kontaktieren Sie bitte Ihre Vorgesetzten und vereinbaren nach Möglichkeit mobiles Arbeiten von zu Hause aus.

Veranstaltungen

Falls aufgrund der Informationen vom vergangenen Freitag noch nicht geschehen, bitten wir Sie erneut, alle Veranstaltungen an der Universität und alle Veranstaltungen, bei denen die Universität als Veranstalter (mit) auftritt, zunächst bis zum 19.04.2020 und je nach Entwicklung der weiteren Situation auch darüber hinaus abzusagen. Die Durchführung von Veranstaltungen an der Universität oder von Veranstaltungen, bei denen die Universität als Veranstalter auftritt, ist - unabhängig von der Teilnehmer*innenzahl - ausdrücklich untersagt. Alle Seminar- und Veranstaltungsräume der Universität sind geschlossen.

Vergütung und Arbeitszeit

Wir allen können und müssen darauf vertrauen, dass sich alle Universitätsmitglieder in dieser außergewöhnlichen Situation mit größtmöglichem Engagement einbringen, um den anstehenden Herausforderungen zu begegnen. Wir alle benötigen derzeit unsere gegenseitige Hilfe und Unterstützung. Vor diesem Hintergrund möchten wir aufgrund verschiedentlich aufgekommener Fragen versichern, dass wir für diejenigen Beschäftigten, die aufgrund der Betreuung von Kindern oder Angehörigen derzeit zu Hause bleiben müssen und die arbeitsvertraglich festgelegte Arbeitszeit nicht in vollem Umfang leisten können, pragmatische Lösungen finden und Gehälter und Bezüge unverändert auszahlen werden. Detaillierte Informationen hierzu folgen in Kürze.

Zugang zur Bibliothek

Anders als noch am Freitag kommuniziert, ist inzwischen auch die Bibliothek vollständig geschlossen. Einzige Ausnahme ist ein Notbetrieb, mit dem nach Möglichkeit ein Zugang zu Literatur für Abschluss- und Qualifikationsarbeiten sichergestellt werden soll. Ausführliche Informationen finden Sie auf der Homepage des MIZ (www.leuphana.de/services/miz).

Auch das Fitnessstudio Studio 21 ist inzwischen geschlossen; der Hochschulsport hat damit seinen Betrieb auf dem Campus vollständig eingestellt. Dankenswerterweise hat der Hochschulsport mit einem HomeFit-Programm bereits ein alternatives (virtuell durchgeführtes) Angebot entwickelt, dass Sie auf der Homepage des Hochschulsports finden (www.leuphana.de/services/hochschulsport).

Zugang zur Mensa

Nach aktuellem Informationsstand wird die vom Studentenwerk Ostniedersachsen betriebene Mensa ihren Betrieb aufrechterhalten, um eine Grundversorgung sicherzustellen. Weitere Informationen, welche Auswirkungen auf den Betrieb der Mensa zu erwarten sind, liegen derzeit noch nicht vor. Der Betrieb der Eateria im Zentralgebäude ist aufgrund der aktuellen Situation dagegen ab sofort eingestellt.

Wir wollen mit den getroffenen Maßnahmen einerseits die Gesundheit der Universitätsmitglieder bestmöglich schützen. Andererseits sind wir gemeinsam als Beamtinnen und Beamte und als Angestellte im öffentlichen Dienst verpflichtet sicherzustellen, dass die Universität ihre öffentliche Aufgabe der Forschung und der Bildung weiterhin – jedenfalls so lange uns keine Anweisung der Landesregierung zur vollständigen Schließung der Universität erreicht – so gut es geht nachkommen kann.

Gemeinsam werden wir diese jeweils persönlich, aber auch institutionell für die Universität außergewöhnliche und herausfordernde Situation gut bewältigen, wenn wir gut aufeinander, auf unser gemeinsames Zusammenwirken und auf gegenseitige Unterstützung achtgeben.

Bitte beachten Sie weiterhin auch die im Internet veröffentlichten Informationen unter www.leuphana.de/portale/coronavirus/coronavirus. Darüber hinaus stehen wir Ihnen für individuelle Rückfragen, Hinweise und Anmerkungen weiterhin gerne unter cv-info@leuphana.de zur Verfügung.

Im Namen des gesamten Präsidiums,
mit herzlichen Grüßen

Sascha Spoun
Präsident

Christian Brei
Hauptberuflicher Vizepräsident