Leuphana Virtuell: Ortsunabhängig Arbeiten

Die Herausforderungen, die das verstärkte Forschen, Studieren, oder Arbeiten von zu Hause aus mit sich bringen, erfordern von Lehrenden, Studierenden, wie Beschäftigten der Leuphana ein hohes Maß an Selbstverantwortung, Umsicht, Flexibilität und auch Kreativität bei der Neuorganisation ihrer jeweiligen Abläufe.

Unsere Zusammenarbeit in Forschung, Studium und Verwaltung sollte auch weiterhin geprägt sein von Vertrauen und Wertschätzung. Auch wenn wir uns nicht mehr täglich im Büro, in der Besprechung oder im Seminarraum begegnen und das persönliche Gespräch an der Türschwelle ausbleibt, wird es nun neue Formen brauchen, um dies zum Ausdruck zu bringen.

Was können Sie als Vorgesetzte, Beschäftigte, Lehrende oder Studierende jetzt tun, um in einem guten Austausch mit Ihren Kolleg*innen und Kommiliton*innen zu bleiben? Welche technischen Möglichkeiten können Sie mit den Kolleg*innen nutzen, um auch auf die Distanz ein gutes Kommunikations- und Informationsmaß aufrecht zu erhalten?

Bildschirmfreigabe

Nutzer*innen, die mit einem Apple-Desktop-Rechner arbeiten, können im Home-Office mit privater Hardware per Bildschirmfreigabe auf Ihr Arbeitsgerät zugreifen. Da dieses Verfahren sicherheitstechnisch besondere Anforderungen stellt, sprechen Sie hierzu bitte unbedingt den IT-Service an, der Sie bei der Umsetzung berät.

Chat-Konferenzen

RocketChat ist ein Instant Messenger vergleichbar mit WhatsApp oder Slack, wird aber lokal an der Leuphana Universität betrieben. Sie können synchrone oder asynchrone schriftliche Unterhaltungen und Dateien teilen. Angebunden an RocketChat ist Jitsi Meet, ein Tool für Video-Chats und kleine Videokonferenzen.

Kulturelle Hinweise zur virtuellen Zusammenarbeit

Darüber hinaus möchten wir Ihnen gerne ein paar Anregungen für die Zusammenarbeit auf kultureller Ebene in räumlich getrennten Teams geben:

  • Haben Sie Vertrauen in die Leistungsbereitschaft und Selbstmanagementfähigkeiten Ihrer Kolleg*innen.
  • Haben Sie Geduld und Nachsicht im Umgang mit eventuell ungewohnter Technik.
  • Schaffen Sie ein gutes Maß an Verbindlichkeit und Flexibilität.

Ganz konkret kann das bedeuten:

  • Regeln Sie gemeinsam „virtuelle Präsenzzeiten“, aber auch Abwesenheiten und Nichtverfügbarkeiten und klären Sie, wie diese jeweils im Team kommuniziert werden sollen.
  • Speziell für Führungskräfte: Seien Sie „präsent“ – in Form von Telefonaten, Mails, Videokonferenzen.
  • Nutzen Sie die Möglichkeit, einen gemeinsamen Kalender zu führen – so sehen alle auf einen Blick, wer beruflich ansprechbar ist.
  • Auch wenn die Mail schnell geschrieben ist: Sprechen Sie mehr am Telefon oder am Bildschirm und schreiben Sie weniger – so lassen sich Details nicht nur schneller klären, sondern Sie bleiben auch in einem persönlicheren Kontakt.
  • Suchen Sie mit allen Kolleg*innen nach gemeinsamen regelmäßigen Terminen, zu denen Sie sich in einer Telefon- oder Videokonferenz zusammenfinden: Eine Videokonferenz einmal pro Woche beispielsweise sichert, dass man sich zumindest virtuell in regelmäßigen Abständen sieht.
  • Legen Sie darüber hinaus gemeinsam Kernzeiten für Kommunikation unter einander fest.
  • Der kurze Gruß durch die offene Tür, eine Frage über den Schreibtisch an den Kollegen gestellt – diese informellen Interaktionen sind im Alltag sehr wertvoll. Um sie in das mobile Arbeiten auf Distanz zu übertragen, eignet sich RocketChat. Über verschiedene Kanäle lassen sich hier Themen organisieren. Zum Beispiel, können hierüber geplante Abwesenheiten im Team untereinander direkt kommuniziert werden.
  • Regeln Sie verbindlich Zuständigkeiten für neue Aufgaben in dieser Zeit: Wer richtet ggf. Kollaborationstools wie Kalender oder Videokonferenzen ein?
  • Besprechen Sie mit einander, welche Tätigkeiten sich gut fürs Homeoffice eignen und bleiben Sie im Austausch darüber – Speziell für Führungskräfte: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter*innen damit nicht allein.
  • Kommunizieren Sie transparent nach innen und außen, wie ihr Team sich derzeit organisiert und wann Mitarbeiter*innen ansprechbar sind.
  • Regeln Sie ggf. das Angebot von telefonischen Sprechstunden im Team und sichern Sie Erreichbarkeit für interne wie externe Anfragen.
  • Nutzen Sie die Zeit auch, um mit den technischen Möglichkeiten zu experimentieren, erlauben Sie sich Fehler und lernen Sie gemeinsam.
  • Sorgen Sie gut für sich und für einander in der sozialen Isolation. Nutzen Sie daher in den Videokonferenzen auch einen kleinen Zeitblock, um mit den Mitarbeiter*innen einen kurzen „Check-in“ zu machen, ein Satz wie die Stimmung gerade jetzt in diesem Moment ist oder was die/den Mitarbeiter*in gerade beschäftigt.
  • Und nicht zuletzt: Machen Sie gerne von den internen Beratungsangeboten sowohl in technischen wie auch in arbeitsorganisatorischen Dingen Gebrauch:

IT-Service: it-service@leuphana.de

Personalentwicklung: katrin.huber@leuphana.de, julia.bamberg@leuphana.de

Organisationsentwicklung: Kirsten.zierold@leuphana.de

Sync & Share

Für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten bietet sich der Sync&Share-Dienst in der Academic Cloud an. Sie können Dokumente sogar synchron im Browser bearbeiten (vergleichbar mit Google-Docs) und ihre Verzeichnisse in der Academic Cloud in Ihr Dateisystem einbinden.

Terminalserver

Personen, die bisher unter Windows mit Domain-Anmeldung gearbeitet haben, können im Homeoffice eine beliebige Hardware einsetzen, um über einen Terminalserver auf eine weitgehend gewohnte dienstliche Arbeitsumgebung zuzugreifen. Diese Hardware kann auch ihr privater PC sein. Der Terminalserver stellt einen Desktop bereit, der wesentliche nutzerspezifische Ressourcen wie z.B. das persönliche E-Mail-Postfach in Thunderbird, das persönliche Home-Laufwerk, und Lesezeichen/Favoriten enthält. Sie haben Zugriff auf Standard-Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Internet-Browser. Für einige Bereiche bzw. Abteilungen wurden spezielle Terminalserver eingerichtet, die auch den Zugriff auf abteilungsspezifische Anwendungen wie z.B. HIS SOS / HIS POS o.a. erlauben. Die Nutzung eines Terminalservers erfordert die lokale Installation des Programms Microsoft Remote Desktop, einen Leuphana Account und eine VPN-Verbindung.

Bitte beachten Sie, dass der Terminalserver nicht dafür benutzt werden kann, Videokonferenzen durchzuführen.

Einrichtung des Terminal-Server-Zugangs

Der Remote-Desktop-Client und die erforderliche RDP-Konfiguration werden gezielt an die jeweiligen Abteilungen ausgeliefert. Die Koordination erfolgt über die jeweiligen Abteilungsleitungen, Dekanate oder Institutsleitungen mit dem MIZ.

Wenden Sie sich bei Fragen zum Terminalserver gerne an den IT-Service (it-service@leuphana.de)

Der IT-Service ist für Nutzer*Innen aus dem Home Office aktuell nur per Mail von Ihrer Leuphana Mailadresse erreichbar. Für eine telefonische Erreichbarkeit werden zurzeit die hierfür erforderlichen Maßnahmen geprüft. Weitere Information erhalten Sie an dieser Stelle.

Urlaub

Beantragter Urlaub kann formlos zurückgenommen werden. Bedingung ist eine vorige Absprache mit der*dem jeweiligen Vorgesetzen. Nicht genommene Urlaubstage werden Ihnen wieder gutgeschrieben.

Video- und Telefonkonferenzen

Als ein wichtiges Tool Für die Arbeit im Home-Office führt die Leuphana die Videokonferenz-Lösung ZOOM ein. ZOOM ermöglicht die Durchführung von Video- und Telefonkonferenzen in hoher Qualität mit bis zu 300 Teilnehmer*innen. Benutzer*innen können einzelne Meetings über ZOOM einrichten oder einen dauerhaften persönlichen Konferenzraum nutzen.

Alle Lehrenden, die im kommenden Semester eine Lehrveranstaltung in College oder Graduate School anbieten, erhalten eine Einladung zur Einrichtung eines ZOOM-Accounts an die in myStudy hinterlegte E-Mail-Adresse erhalten. Alle Mitarbeiter*innen, die nicht in der Lehre tätig sind und einen eigenen Konferenzraum nutzen möchten, wenden sich mit der Bitte um Einrichtung eines ZOOM-Accounts an den AVM-Service unter avm-service@leuphana.de.

Anleitungen zur Nutzung von ZOOM finden Sie Kürze im Anleitungs-Wiki des MIZ (https://anleitungen.leuphana.de, über VPN erreichbar). Umfangreiche Support-Informationen finden Sie auch im Help Center von ZOOM: https://support.zoom.us/hc/de

Wesentlich für die Nutzung von ZOOM ist eine entsprechend leistungsfähige Internetverbindung mit einer Bandbreite von ca. 600 kb/s für Videokonferenzen oder ca. 80 kb/s für Audiokonferenzen. Die weiteren Systemvoraussetzungen für die Nutzung von ZOOM finden Sie hier: https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362023-Systemanforderungen-f%C3%BCr-PC-Mac-und-Linux
 

Telefonkonferenzen

Zu einem Meeting / zu einer Konferenz ist immer auch die telefonische Einwahl über eine deutsche Einwahlnummer und über einen Zugangscode möglich, so dass Sie einen Konferenzraum auch für Telefonkonferenzen nutzen können. Beachten Sie, dass Sie das Meeting zunächst online starten müssen, bevor die Teilnehmer*innen per Telefon beitreten können.

Bei technischen Fragen oder Support-Bedarf wenden Sie sich gerne an das AVM-Team, unter avm-service@leuphana.de. Mehr Infos zum AVM-Service.

Aktueller Hinweis (7. April) - Zoom installieren

Handreichungen zur Installation von Zoom finden Sie hier.

Aktueller Hinweis (31. März) - Datenschutz

Damit Ihre persönlichen Daten bestmöglich geschützt sind, haben wir ZOOM in allen Funktionsbereichen so konfiguriert, dass nur ein Minimum an Daten übertragen und gespeichert wird. Alle Voreinstellungen sind so gewählt, dass den Benutzer*innen bestmöglich Kontrolle über die Preisgabe von Daten erlaubt wird. Eine Übersicht zu den Konfigurationen von Zoom an der Leuphana zur Datensparsamkeit finden Sie hier.

VPN

Eine VPN-Verbindung gestattet Ihrem Computer den verschlüsselten, abhörsicheren Zugang in das Universitätsnetz der Leuphana. Ihr Computer muss dafür lediglich über einen heimischen Internetzugang verfügen. Mithilfe eines VPN-Tunnels können Universitätsangehörige von überall auf Ressourcen (z.B. Terminalserver, Fileserver, E-Books, E-Zeitschriften etc.) zugreifen, die sonst nur innerhalb des Campusnetzes verfügbar wären.

Sie können den IT-Service auch per E-Mail kontaktieren (it-service@leuphana.de)