Datenschutz: Studienberatung

Datenschutz ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) gemäß den gesetzlichen Vorgaben und möchten dies in transparenter Weise gestalten. Daher möchten wir Ihnen mit den folgenden Datenschutzhinweisen kurz erläutern, welche Daten wir verarbeiten, und zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt. Zudem erhalten Sie Auskunft über Ansprechpartner*innen sowie Ihre Rechte in Zusammenhang mit der Datenverarbeitung.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Leuphana Universität Lüneburg
vertreten durch den Präsidenten
Universitätsallee 1
21335 Lüneburg

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Leuphana Universität Lüneburg
- Datenschutzbeauftragter -
Universitätsallee 1
21335 Lüneburg

E-Mail: datenschutz@leuphana.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:

1. Wir nutzen Ihre Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Ihre Telefonnummer) und die Beratungsinformationen (Beratungssprache sowie Ihr (favorisierte) Studienprogramm, optional die Anrede und Ihre persönliche Nachricht) für die Terminvergabe der Studienberatung und damit für die Wahrnehmung der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe, eine umfassende Beratung über Inhalte, Aufbau und Anforderungen eines Studiums anzubieten. Die Datenverarbeitung ist für die Erfüllung dieser Aufgabe erforderlich.
   Gelten Sie durch Ihre bereits erfolgte Einschreibung an der Leuphana Universität als Mitglied der Hochschule, so ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung § 3 S. 1 Nr. 1 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG), Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e, Abs. 2 und 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. § 6 Abs. 5 Niedersächsisches Hochschulgesetz (NHG).
   Sofern Sie nicht eingeschrieben sind und auch nicht durch ein anderes bestehendes Rechtsverhältnis als Mitglied oder Angehörige der Leuphana Universität gelten (i.d.R. Studieninteressierte), ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung § 3 S. 1 Nr. 1 NDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e, Abs. 2 und 3 DSGVO iVm. § 1 Abs. 1 Niedersächsisches Verwaltungsverfahrensgesetz (NVwVfG) i.V.m. § 25 Abs. 2 NVwVfG bzw. § 6 Abs. 5 NHG bzw. § 14 Hochschulrahmengesetz (HRG).
2. Die Koordination der Beratungstermine erfolgt in der Studienberatung unter Nutzung des Terminvereinbarungstools Calenso. Wir verwenden Calenso, um Beratungstermine online buchbar zu machen und somit, um die Abstimmung von Terminen für die Studienberatung zu vereinfachen und Sie als Studierenden und / oder Studieninteressierten bei Ihren Fragen und Entscheidungen zum Studium oder zur Aufnahme eines Studiums bestmöglich individuell unterstützen und beraten zu können. Die Datenverarbeitung ist für die Erfüllung dieser Aufgabe erforderlich.
   Für Studieninteressierte (externe im Allgemeinen, vgl. Ziffer 1), ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung § 3 S. 1 Nr. 1 NDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e, Abs. 2 und 3 DSGVO iVm. § 1 Abs. 1 NVwVfG i.V.m. § 25 Abs. 2 NVwVfG bzw. § 6 Abs. 5 NHG bzw. § 14 HRG. Für Studierende, respektive Mitglieder der Universität, ist die Rechtsgrundlage § 3 S. 1 Nr. 1 NDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e, Abs. 2 und 3 DSGVO i.V.m. § 6 Abs. 5 NHG.
3. Im Rahmen der persönlichen Einzelberatung oder einer solchen, die über elektronische Kommunikationswege (Telefon / Zoom) erfolgt, erheben wir zusätzlich im Zuge der Erstellung von Beratungsprotokollen die folgenden personenbezogenen Daten: Dauer sowie Datum und Uhrzeit der Beratung, Begleitung (bspw. der Erziehungsberechtigten bei Minderjährigen), Fachsemester, Hochschulzugangsberechtigung, Folgetermin. Diese Datenverarbeitung ist für die Erfüllung der öffentlichen Aufgabe, des Angebots und der Durchführung einer fortlaufenden Studienberatung, erforderlich. Gelten Sie durch Ihre bereits erfolgte Einschreibung an der Leuphana Universität als Mitglied der Hochschule, so ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung § 3 S. 1 Nr. 1 NDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e, Abs. 2 und 3 DSGVO i.V.m. § 6 Abs. 5 NHG.
   Sofern Sie nicht eingeschrieben sind und auch nicht durch ein anderes bestehendes Rechtsverhältnis als Mitglied oder Angehörige der Leuphana Universität gelten (i.d.R. Studieninteressierte), ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung § 3 S. 1 Nr. 1 NDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e, Abs. 2 und 3 DSGVO iVm. § 1 Abs. 1 NVwVfG i.V.m. § 25 Abs. 2 NVwVfG bzw. § 6 Abs. 5 NHG bzw. § 14 HRG.
4. Nach Abschluss der Beratung werden Ihre Beratungsdaten für Zwecke der Weiterverarbeitung zur Erstellung von Statistiken anonymisiert. Bei der Anonymisierung wird der Personenbezug durch die unwiederbringliche Entfernung aller personenbezogenen und identifizierbaren Merkmale entfernt. Anonyme Daten fallen nicht unter den Schutz der DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Anonymisierung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DSGVO i.V.m. Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO.

Allgemeine Informationen:

Auch wenn Sie von Ihren unten stehenden Rechten keinen Gebrauch machen, werden Ihre Daten bei uns nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungszeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechtsdurchsetzung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist. Sofern Daten lediglich noch zu den vorgenannten Zwecken aufbewahrt werden, ist der Datenzugriff auf das dafür nötige Maß beschränkt.
Wir behalten Ihre Daten grundsätzlich für uns und stellen sie nur denjenigen Mitarbeitenden zur Verfügung, die sie für ihre Tätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung benötigen. Dies gilt nicht, wenn wir gesetzlich zu einer Weitergabe verpflichtet sind. Zudem behalten wir uns vor, einige dieser Tätigkeiten, wie z.B. die Terminbuchung durch den Anbieter Calenso) durch Drittanbieter ausführen zu lassen, sofern diese hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen erfolgt und den Schutz Ihrer Rechte gewährleistet. Für die Koordination der Beratungstermine setzen wir das Terminvereinbarungstools Calenso (Anbieter: Braincept AG, Neunkirchstrasse 19, 6203 Sempach Station, Schweiz – http://calenso.com/datenschutz/) ein. Bei der Terminbuchung werden die unter Ziffer 1 genannten Daten an Calenso übermittelt. Ihre personenbezogenen Termindaten werden auf Servern von Calenso in der Schweiz gespeichert und verbleiben dort, bis der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Wir haben mit Calenso einen Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung geschlossen. Dadurch ist sichergestellt, dass Calenso die Nutzerdaten den Anforderungen der DSGVO entsprechend und ausschließlich zur Verarbeitung der Terminanfragen nutzt. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Über den Einsatz von Calenso hinaus erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte.
Wir möchten Sie darüber informieren, dass die Bereitstellung Ihrer Daten weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben ist. Sofern Sie Ihre Daten nicht bereitstellen, können Sie die Studierendenberatung leider nicht in Anspruch nehmen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling i.S.d. Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt.

Ihr Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.
In diesem Fall verarbeiten wir diese Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige, Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihre weiteren Rechte:

Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender Daten zu verlangen. Dieses Auskunftsrecht umfasst neben einer Kopie der Daten auch die Zwecke der Datenverarbeitung, die Datenempfänger sowie die Speicherdauer.
Sollten unrichtige Daten verarbeitet werden, können Sie von uns unverzüglich die Berichtigung dieser Daten verlangen. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 18 DSGVO vor, steht Ihnen zudem grundsätzlich das Recht auf unverzügliche Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu. Bitte beachten Sie, dass eine eingeschränkte Verarbeitung der Daten unter Umständen nicht möglich ist. Hinsichtlich der Datenverarbeitung nach Ziffer 1.2.3 können Sie außerdem die unverzügliche Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO verlangen.

Zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte wenden Sie sich bitte an:

Leuphana Universität Lüneburg
Maria Schloßstein
Universitätsallee 1
21335 Lüneburg

E-Mail: datenschutz.ps@leuphana.de

Mit datenschutzrechtlichen Beschwerden wenden Sie sich bitte an eine Datenschutzbehörde Ihrer Wahl.

Unmittelbar für die Leuphana Universität Lüneburg zuständig ist:

Die Landesbeauftragte für den
Datenschutz Niedersachen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover.

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de